09.03.2013
L'article traite des problèmes les plus courants associés à la préparation des rapports de gestion et des moyens de les résoudre. La composition optimale des rapports de gestion est donnée de manière à ce qu'ils ne soient pas surchargés et fournissent en même temps aux utilisateurs les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions de gestion.
Ce n'est un secret pour personne que souvent un propriétaire d'entreprise n'est pas satisfait de la composition et de la qualité des rapports de gestion qu'il reçoit.
Parfois, le reporting est préparé très tard, parfois sa fiabilité est mise en doute, parfois les formats du reporting de gestion sont modifiés à maintes reprises.
Une situation courante est celle où une entreprise ne dispose pas d'un ensemble universel de formulaires de reporting de gestion.
Les réclamations les plus courantes du propriétaire dans ce cas sont les suivantes :
- Les rapports ne sont pas fournis rapidement: Entre le moment où l'on pose une question et l'obtention de la réponse, plusieurs heures peuvent s'écouler, et dans les cas particulièrement graves, plusieurs jours. Il est compréhensible que lorsque les données seront enfin prêtes, elles perdront leur pertinence. Prendre une décision de gestion compétente basée sur eux sera problématique ; vous devrez utiliser votre intuition. Le propriétaire pose la question suivante, pour répondre à laquelle les financiers ont besoin de quelques heures/jours supplémentaires... Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de parler de haute gérabilité de l'entreprise.
- Douteux fiabilité des rapports. Souvent, le propriétaire, ayant reçu des informations et commençant à poser des questions, ne peut pas recevoir de réponse rapide et compétente de la part des financiers (voir raison n°1), ou, après avoir reçu des transcriptions, y trouve des inexactitudes et, ayant trouvé une chose, commence à Je doute de tous les chiffres. Ou bien le propriétaire n'est pas clair sur le processus de reporting lui-même, ce qui crée de la méfiance à l'égard des financiers. Je ne veux pas dire que le propriétaire doit comprendre la technologie de reporting, mais il doit s'assurer que les financiers disposent de tous les mécanismes pour obtenir des reporting fiables, et la tâche du directeur financier, si le propriétaire a des questions, est de dans un langage simple expliquer d'où vient un numéro spécifique.
- Le format du rapport est difficile à comprendre. De nombreux propriétaires se plaignent du fait qu'il leur est difficile de lire et de comprendre de manière indépendante les tableaux encombrants remplis de chiffres que les financiers leur fournissent. Souvent, le propriétaire n'a pas de formation financière ou, en raison de ses caractéristiques individuelles, il lui est difficile de lire et de comprendre les chiffres ; il perçoit mieux les informations sur les graphiques ;
Toutes ces raisons réunies peuvent conduire à une impasse lorsque le propriétaire bombarde les financiers de demandes toujours plus nombreuses et qu'ils préparent de plus en plus de nouvelles formes de reporting de gestion pour y répondre.
Parfois, le propriétaire demande à décrypter les informations fournies, et pour préparer un tel décryptage, le financier invente littéralement un nouveau formulaire à genoux en peu de temps.
Et comme le propriétaire, en règle générale, ne se limite pas à une seule question lorsqu'il étudie les rapports de gestion, le nombre de ces formulaires augmente et se multiplie de façon exponentielle. Dois-je préciser que chaque financier a également une charge de travail actuelle ? L'absence d'une liste approuvée et compréhensible des formulaires de déclaration, des délais de soumission et des personnes responsables entraîne des heures supplémentaires et augmente le niveau de stress au sein du service financier.
La première chose dont vous devez toujours vous souvenir est : composition du reporting de gestion devrait être suffisant, mais pas excessif.
La qualité des décisions de gestion ne dépend pas du nombre de rapports préparés, mais de la rapidité avec laquelle ils sont préparés, de la fiabilité des informations qu'ils contiennent, de leur lisibilité et de leur compréhension.
Ainsi,
- rapidité de formation (opportunité)
- fiabilité des données
- facilité de perception par l'utilisateur final
- ne pas surcharger les rapports avec des formulaires inutiles
Ce sont, à mon avis, les principaux critères auxquels le reporting de gestion dans toute entreprise devrait idéalement satisfaire.
La composition du reporting de gestion, comme cela a été dit plus d'une fois (vous pouvez en savoir plus dans l'article "La relation et les différences entre la comptabilité de gestion et la comptabilité"), comprend les budgets de fonctionnement (ou de soutien) et les budgets financiers finaux.
Les budgets opérationnels et financiers doivent être établis conformément aux plans et aux faits. À la base, les budgets de fonctionnement sont des transcriptions des chiffres du budget financier. Si leur composition est suffisante, aucune transcription supplémentaire au reporting de gestion n'est requise.
En général, la recette pour résoudre les problèmes ci-dessus lors de la préparation des rapports de gestion est très simple. Il est la:
- Étape 1 : Déterminer une liste complète des budgets de fonctionnement.
Par exemple, pour un petit commerce réseau commercial cette liste pourrait ressembler à ceci :
- Plan de revenus
- Calcul du coût prévu
- Plan de location et services publics en détail par les points de vente et le personnel de direction (location de bureaux et entrepôt central de distribution).
- Planification des dépenses commerciales et administratives de l'appareil de gestion.
- Plan salarial et retenues sur les salaires des vendeurs
- Plan salarial et déductions pour le personnel de direction
- Plan fiscal : TVA, impôt sur le revenu, taxe foncière, fiscalité simplifiée, UTII, etc.
- Plan d'amortissement
- Planification des dépenses directes : détaillé par les points de vente et la direction
Composition des budgets de fonctionnement pour entreprise manufacturière ce sera un peu plus compliqué et plus large, le principe, je pense, est clair.
UN liste des budgets financiers pour toute entreprise, ce sera toujours comme ceci :
- Budget des revenus et dépenses (BIB)
- Budget de trafic Argent(BDDS)
- Equilibre managérial
- Modifications du capital (sous forme complémentaire)
- Étape 2: Pour chaque budget de fonctionnement, prescrire et approuver la fréquence de préparation (options : quotidienne, mensuelle, trimestrielle), les délais de préparation et d'approbation. Enregistrez et approuvez les responsables. Tout cela est vrai tant pour la préparation des budgets prévus que réels.
- Étape 3: Pour chaque budget financier, prescrire et approuver la fréquence de préparation (options : quotidienne par exemple BDDS, mensuelle, trimestrielle), les délais de préparation et d'approbation. Enregistrez et approuvez les responsables. Tout cela est également vrai pour la préparation des budgets prévus et réels.
CONSEIL 1 :
Je recommanderais que le calendrier de préparation et d’approbation des budgets prévus soit spécifié séparément du calendrier de préparation et d’approbation des budgets réels. Parce que le processus de planification (période budgétaire), contrairement à la préparation des budgets réels, est, d'une part, plus long dans le temps et, d'autre part, le mécanisme d'élaboration des plans lui-même diffère du mécanisme de collecte des données réelles.
CONSEIL 2 :
Lorsque vous fixez des délais pour la préparation et la soumission des budgets de fonctionnement (tant prévus que réels), vous devez partir « depuis la fin », c'est-à-dire Déterminez d’abord la date à laquelle les budgets financiers finaux doivent être reçus. Et puis, à partir de cette date, « dérouler » la chaîne des budgets. Ainsi, la date de début de la période budgétaire sera calculée pour la planification.
La situation des budgets réels est différente : il faut partir des dates de préparation des budgets de fonctionnement, car ils dépendent des délais dans lesquels il est possible de collecter les documents primaires, et d'eux jusqu'à la date de présentation des budgets financiers réels.
- Étape 4: développer des formats unifiés pour les budgets de fonctionnement et financiers. La recommandation ici est simple : nous devons nous efforcer de faire en sorte que les formats des budgets de fonctionnement et financiers soient unifiés pour toutes les divisions de l'entreprise. Ceci est particulièrement important à réaliser et à contrôler pour les sociétés de type holding qui ont plusieurs secteurs d'activité, ainsi que pour les entreprises disposant d'un réseau de succursales développé.
Si cette exigence n’est pas remplie, la consolidation des données prendra énormément de temps et entraînera une augmentation du nombre d’erreurs.
Voici en fait l'intégralité de l'algorithme permettant de résoudre les problèmes les plus courants associés à la préparation des rapports de gestion.
Vous me direz peut-être qu’il est facile de raisonner en théorie, mais en pratique, les recommandations seules ne suffisent pas.
Oui et non. Si vous utilisez l'algorithme ci-dessus pour résoudre les problèmes liés aux rapports de gestion et que vous réfléchissez clairement et mettez en œuvre tout conformément à celui-ci, je vous assure que votre plus problèmes complexes ils repartiront avec des rapports de gestion. Une autre chose est que oui, vous devrez travailler dur là-dessus vous-même. Il n’est pas facile de réfléchir à la composition des budgets, à leurs relations et à leur calendrier. Mais c'est faisable.
Je vous souhaite plein succès dans cette entreprise ! Vous pouvez m'envoyer vos questions par email.
Il est à la portée de toute entreprise de créer un système efficace et simple permettant de générer des rapports de gestion de base dans un laps de temps relativement court. Après tout, ces rapports sont basés sur les informations que possède, en règle générale, chaque entreprise.
À mesure qu’une entreprise se développe, la capacité de la direction à contrôler les principaux paramètres des activités de l’entreprise commence à jouer un rôle fondamental dans sa durabilité et dans la possibilité de son développement ultérieur. Le plus évident et image complète L'état de l'entreprise est fourni par les rapports de gestion - sur les flux de trésorerie, les profits et les pertes et le bilan de gestion.
Téléchargez les documents utiles :
Informations initiales pour la génération des rapports de gestion
La génération des rapports de gestion de base est basée sur les informations que possède, en règle générale, toute entreprise.
Premièrement, chaque entreprise a informations complètes sur les flux de trésorerie. Cela pourrait être comme des données comptabilité(relevés sur les comptes en roubles et en devises, rapports de trésorerie, règlements avec les personnes responsables), ainsi que les informations qui peuvent manquer dans les données comptables, par exemple dans le registre des règlements entre entreprises individuelles au sein de l'exploitation, etc. Deuxièmement, toute entreprise, sous une forme ou une autre, a dans son arsenal des rapports qui caractérisent l'état et la dynamique des actifs et des passifs les plus importants. Ainsi, nous pouvons affirmer avec certitude que chaque entreprise tient des registres des stocks, des règlements mutuels avec les clients et les fournisseurs de produits, ou d'autres actifs et passifs importants pour ce type d'entreprise.
Souvent, ces informations sont contenues dans plusieurs logiciels, c'est pourquoi les données des rapports reçus ne correspondent pas toujours les unes aux autres. Malgré cela, la disponibilité de ces informations est suffisante pour commencer à générer des rapports de gestion de base.
Dans le même temps, lors du processus d'établissement du bilan de gestion, toutes les incohérences dans les rapports seront automatiquement identifiées et, par conséquent, les sources de coûts qui étaient auparavant simplement ignorées seront découvertes.
Le moyen le plus pratique de préparer des rapports de gestion est Excel. Ce produit logiciel dispose d'excellents outils d'analyse et de traitement des données, notamment lorsque nous parlons de sur de grandes quantités d’informations. À propos, il existe un service pratique pour gérer la comptabilité de gestion dans le cloud et vous n'aurez plus besoin de rapports dans Excel. .
Expérience personnelle
Sergueï Dmitriev,Plan de mise en œuvre de la comptabilité de gestion
Avant de générer un tableau des flux de trésorerie, il est nécessaire d'effectuer les procédures suivantes, qui garantiront par la suite que les informations sont obtenues dans le contexte requis et avec le degré de détail requis.
1. Analyse de la structure de l'entreprise. Si une entreprise exerce plusieurs domaines d'activité indépendants, il est conseillé de tenir une comptabilité de gestion séparément. Il est nécessaire de mettre en évidence pour chaque direction les comptes de trésorerie qui la servent. Si vous disposez de comptes pour plusieurs types d'entreprises à la fois, le moyen le plus simple consiste à créer un centre de règlement en espèces (RCC) intra-entreprise et à y inclure tous ces comptes. Parallèlement, pour générer un tableau des flux de trésorerie pour chaque type d'entreprise, vous devez utiliser les extraits du centre de trésorerie pour les opérations liées à ce domaine.
2. Analyse structurelle direction séparée entreprise. Si nécessaire, vous pouvez mettre en évidence les divisions pour lesquelles la direction de l’entreprise souhaite voir un rapport. Ce détail joue un rôle important dans l’élaboration des budgets de trésorerie de l’entreprise par département. Si une telle section d'informations analytiques n'est pas fournie au stade initial, il n'y aura à l'avenir aucun mécanisme de suivi de l'exécution des budgets par chacune des divisions.
3. Formation d'un plan pour les éléments de trésorerie. Il s’agit également d’une étape importante dont dépendra la visibilité du rapport final. Cependant, construire un aperçu des articles est une procédure assez simple et standard, donc dans le cadre de cet article cela n'a aucun sens de s'attarder sur sa description.
Si toutes les étapes préliminaires décrites ci-dessus ont été complétées, la génération ultérieure du tableau des flux de trésorerie est un travail technique assez simple. Dans MS Excel, vous devez créer le formulaire du rapport requis. Ensuite, vous devez importer des relevés de compte de trésorerie à partir des programmes appropriés et, après avoir rédigé les formules appropriées, résumer les données de chaque poste de trésorerie sur la feuille récapitulative du rapport de chiffre d'affaires. Il est également assez simple et utile de réaliser des rapports séparés avec le détail de chaque élément de flux de trésorerie dans le cadre de transactions élémentaires. Un exemple d'un tel rapport est donné dans le tableau. 1.
Tableau 1 Explication de l'article 15. Location de locaux
date Compte de trésorerie Revenu (frotter.) Dépense (RUB) Description Article Solde par article (RUB) Contrepartie Note CHANCES 0,00 12.03.06 Calc. vérifier 152 000,00 SARL "Services d'entrepôt" Louer pour mai 15.1. 152 000,00 14.03.06 Calc. vérifier 359 700,00 SARL "Location de Bureaux" Louer pour mai 15.1. 511 700,00 15.03.06 Calc. vérifier 87 705,53 OJSC "Mosenergo" 15.2. 599 405,53 18.03.06 Caisse 140 000,00 Société de sécurité privée "Granit" 15.3. 739 405,53 18.03.06 Calc. vérifier 359 700,00 SARL "Location de Bureaux" Louer pour avril 15.1. 1 099 105,53 21.03.06 Calc. vérifier 221 670,73 OJSC "Réseaux de Chaleur" L'énergie thermique pour mars 15.2. 1 320 776,26 28.03.06 RCC 12 000,00 SARL "Location de Matériel" 15.1. 1 332 776,26 TOTAL: 0,00 1 332 776,26 1 332 776,26 Résumé des sous-éléments 15.1. Location de locaux 883 400,00 15.2. Paiements communaux 309 376,26 15.3. Sécurité 140 000,00 TOTAL: 1 332 776,26 Ces procédures simples, qui peuvent être mises en œuvre dans un délai très court (d'une semaine à un mois, selon la structure de l'entreprise), permettent d'établir un contrôle complet sur la réception et la dépense des fonds. De plus, la génération d'un rapport de trésorerie vous permet de commencer à créer un budget de trésorerie dans le contexte de divisions et de postes sélectionnés, ainsi que de surveiller l'exécution de ces budgets, ce qui augmente considérablement la discipline financière dans l'entreprise.
Expérience personnelle
Nikolaï Sinitsyne,Au stade initial de la création d’une société, il était nécessaire d’organiser rapidement une comptabilité de gestion et de générer des rapports de gestion de base afin d’assurer le contrôle de la société de gestion sur les activités commerciales et financières des divisions régionales. Initialement, il a été décidé de développer et de mettre en œuvre un système unifié Système automatisé gestion d'entreprise, y compris la gestion, la comptabilité et la comptabilité fiscale basée sur 1C.
Cependant, il était clair que l’élaboration du programme prendrait beaucoup de temps. À cet égard, dès la première étape du développement de l’entreprise, la comptabilité de gestion des divisions régionales de commerce et de production a été réalisée selon la méthodologie décrite par l’auteur dans cet article. Cela a permis à la société de gestion, lors du développement d'un système comptable automatisé, de travailler avec les divisions régionales sur la planification, la comptabilité et le contrôle de leurs activités et, ce faisant, d'affiner les principes et les algorithmes de reporting à automatiser.
Bilan de gestion et compte de profits et pertes
Notons d'emblée que la formation de ces deux rapports de gestion est un processus unique et indissociable. Il est quasiment impossible d'établir un compte de profits et pertes correct si l'on n'établit pas en parallèle un bilan de gestion.
Le reporting nécessitera un tableau des flux de trésorerie et des états décrivant l'évolution des principaux actifs et passifs de l'entreprise. Sur la base des données tirées de ces rapports, les principales écritures seront effectuées pour constituer le compte de résultat et l'évolution du bilan de gestion.
Avant de commencer à établir des rapports, il est nécessaire d'analyser la structure de l'actif, du passif, des revenus et des dépenses de l'entreprise et d'établir un plan comptable et des postes de revenus et de dépenses pour construire un compte de résultat.
Pour plus de clarté, examinons la méthodologie de création d'un bilan de gestion et d'un compte de résultat à l'aide d'un exemple précis. Supposons qu’une entreprise exerce des activités de commerce et d’achat, paie des impôts au budget et des salaires à ses employés. Tous les autres aspects des activités de l'entreprise dans cet exemple nous ne les considérerons pas, car ils n'affectent en rien la méthodologie de reporting.
Pour une telle entreprise, un plan comptable simplifié du bilan de gestion et un plan des postes du compte de résultat peuvent être présentés sous forme de tableau. 2 et tableau. 3.
Tableau 2. Structure du compte
Tableau 3 Structure des postes du compte de résultat
Il convient de noter que, à la base, le compte de résultat est une transcription des modifications du poste « Bénéfice » du bilan pour la période de reporting. C’est pour cette raison que générer un compte de résultat sans établir de bilan conduit généralement à des résultats incorrects.
L'inclusion d'un compte auxiliaire (04) dans le plan comptable du solde de gestion est due à la nécessité de mettre en évidence tous les écarts entre les données des différents rapports pour leur analyse plus approfondie et élimination (ou radiation du résultat financier de la période de reporting).
Examinons maintenant les rapports de gestion dont nous avons besoin pour notre travail et comparons chacune des valeurs des rapports avec une certaine écriture sur les comptes de bilan, et si l'écriture concerne le compte « Bénéfice », alors également l'écriture sur le éléments du compte de résultat (tableau 4, tableau 5, tableau 6, tableau 7).
Tableau 4. Tableau des flux de trésorerie
Le titre de l'article Somme Exemple en chiffres Câblage Solde en début de période Coïncide avec le poste 01 du bilan en début de période 35 – Produit des ventes UN' 1000 N°1 Dt 01. Kt 04. Paiement aux fournisseurs B' 800 N°2 Dt 04. Kt 01. Salaire C' 105 N°3 Dt 06. Kt 01. Impôts D' 110 N°4 Dt 07. Kt 01. Solde en fin de période Coïncide avec le poste 01 du bilan en fin de période 20 – Tableau 5 Rapport sur les règlements avec les clients
Dans cet exemple et les suivants, lors des écritures sur le compte 08. « Bénéfice », nous indiquerons le poste du compte de résultat comme analyse supplémentaire, ce qui nous permettra de générer correctement ce rapport.
Veuillez noter que A' dans l'état des flux de trésorerie et A'' dans l'état des comptes clients représentent le même paramètre. Cependant, il n'est pas toujours possible d'obtenir une coïncidence complète de ces valeurs dans la pratique. Dans cet exemple, A' et A'' sont respectivement égaux à 1000 et 1002. Un tel écart peut être dû à diverses raisons - la présence du facteur humain, la génération de rapports dans des devises différentes sans tenir compte correctement du taux de change. différences, etc
Les écritures associées à ces montants sont effectuées en transit via le compte auxiliaire 04. Parallèlement, la différence entre A' et A'' reste pour l'instant dans le compte 04. Il convient de faire de même avec tous les paramètres similaires qui sont présents dans les deux rapports. Dans cet exemple, cela s'applique aux paramètres A, B et F.
Tableau 6. Rapport sur les mouvements de marchandises
Tableau 7. Rapport des comptes créditeurs
Après que les écritures ont été effectuées conformément aux données obtenues à partir des rapports de gestion évoqués ci-dessus, nous recevons un bilan de gestion partiellement complété. Parallèlement, les postes du bilan 01, 02, 03 et 05 sont finalisés, puisque le solde de ces comptes a été calculé sur la base des rapports disponibles. Les articles 06 et 07 (et, par conséquent, 08) nécessitent des écritures supplémentaires liées à la comptabilisation des coûts salaires et les impôts. Ceci est facile à mettre en œuvre en effectuant les transactions suivantes indiquées dans le tableau. 8.
Tableau 8. Opérations supplémentaires sur les postes du bilan ne disposant pas de rapports spécialisés
Il ne reste plus qu'à traiter les soldes du compte 04, qui sont la somme des écarts entre des données similaires dans différents rapports. Si ces écarts sont importants et que la raison de leur apparition n'est pas évidente, vous devez analyser les données du rapport, identifier la source des écarts et, si nécessaire, apporter des ajustements pour éliminer la cause de leur apparition. Si le montant de ces écarts est insignifiant ou si leur cause est connue, alors le compte 04 doit être réinitialisé en affectant ces montants aux postes correspondants du compte de résultat.
Disons que les écarts A’ par rapport à A’’ et B’ par rapport à B’’ dans l’exemple que nous considérons sont associés à des différences de taux de change (les rapports ont été générés dans des devises différentes). L'écart de F' par rapport à F'' est dû au fait que le rapport de mouvement de marchandises ne prend pas en compte l'arrivée d'une partie insignifiante de l'assortiment (par exemple, du matériel d'emballage). Dans ce cas, vous pouvez réinitialiser le compte auxiliaire 04 avec les opérations indiquées dans le tableau. 9.
Tableau 9 Opérations supplémentaires du compte de sous-solde
Ainsi, nous avons pu construire un système d'écritures qui constituent le compte de résultat et l'évolution du bilan de gestion pour la période de reporting. Dans ce cas, des données extraites de rapports standard générés dans n'importe quelle entreprise ont été utilisées. Et, malgré le fait qu'en réalité la structure du bilan, du compte de résultat et des formulaires de reporting utilisés avec cette approche a plus aspect complexe que dans l’exemple donné, cette technique peut être facilement appliquée dans presque toutes les entreprises.
Expérience personnelle
Nikolaï Sinitsyne, Chef du Département de Planification et de Comptabilité de l'OJSC "Société Commerciale "Alco-Trade"Les points forts d'une telle méthodologie incluraient la possibilité d'organiser assez rapidement la comptabilité de gestion dans une entreprise et l'indépendance par rapport aux logiciels comptables utilisés. Les inconvénients sont que ce mécanisme est dans une plus grande mesure axé sur la partie financière du reporting de gestion.
En pratique, la gestion opérationnelle d'une entreprise nécessite d'autres informations importantes nécessaires à une analyse approfondie, au contrôle et à la gestion des ventes, des soldes des entrepôts, des règlements mutuels avec les clients, etc. En d’autres termes, la comptabilité de gestion expresse décrite par l’auteur ne pénètre pas suffisamment profondément dans les processus commerciaux des entreprises. Si de tels problèmes sont résolus dans le cadre des systèmes comptables existants, l'utilisation de la méthodologie de reporting décrite comme mesure temporaire est tout à fait justifiée.
En outre, les inconvénients de cette approche incluent le fait que les employés des branches de l'entreprise dans lesquelles la comptabilité de gestion est mise en œuvre sont confrontés à des coûts de main-d'œuvre supplémentaires - ils doivent tenir des registres pour eux-mêmes et pour la société mère, ce qui pour eux reste naturellement secondaire. . Cela conduit souvent à des écarts entre les données comptables et la situation réelle de l'entreprise.
Sergueï Dmitriev, Directeur financier d'Aludeko-K LLC (Kostroma)
La capacité de créer un système visuel de gestion financière d'entreprise dans les plus brefs délais, sans dépenser de ressources importantes et sans introduire changements importants dans les programmes de comptabilité existants, bien sûr, point fort la technique considérée. Quant aux inconvénients, dans la pratique, il faut faire face à certaines difficultés lors de l'analyse des divergences dans les données des différents rapports. Naturellement, l'ampleur de ce problème dépend dans une large mesure de la qualité de la documentation primaire de l'entreprise.
Dans le tableau La figure 10 présente un exemple de calcul de l'évolution des comptes du bilan de gestion et des postes du compte de résultat conformément aux écritures effectuées ci-dessus.
Tableau 10. Calcul des variations des comptes du bilan de gestion et des postes du compte de résultat pour la période de reporting
Numéro de câblage 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total Actifs 01. Espèces 1000 –800 –105 –110 –15 02. Règlements avec les clients 1300 –1002 298 03. Produits 950 –968 –18 04. Sous-compte –1000 800 1002 –950 947 –804 –2 4 3 0 Passifs 05. Règlements avec les fournisseurs 947 –804 143 06. Règlements avec le personnel –105 127 22 07. Calculs avec le budget –110 118 8 08. Bénéfice 1300 –968 –127 –118 –2 4 3 92 Éléments du compte de résultat 08.01. Chiffre d'affaires 1300 1300 08.02. Coût des produits vendus 968 968 08.03. Salaire 127 127 08.04. Impôts 118 118 08.05. Différences d'échange 2 –4 –3 –5 Avis de pratique
Irina Karavaeva, Chef du département de contrôle et d'analyse financiers de Russian Electronics OJSCÀ mon avis, l'objectif principal de l'organisation de la comptabilité de gestion dans les entreprises est de fournir aux dirigeants des informations transparentes et opportunes pour prendre des décisions de gestion. Cela permet de résoudre les principaux problèmes comptables :
- absence de reporting opérationnel (un reporting trimestriel est requis par la loi) ;
- manque de transparence de l'information (méthodologiquement il est recommandé de distinguer seulement 5 groupes de coûts).Ainsi, lors de la constitution d'un bilan de gestion et d'un compte de résultat, l'accent est mis sur la mise en place d'une comptabilisation complémentaire des postes de dépenses et de produits indispensables à la gestion de l'entreprise, des domaines d'activité, c'est-à-dire assurer le principe de transparence des rapports.
Il convient également de noter que, conformément à la législation de la Fédération de Russie, toutes les entreprises sont tenues de tenir une comptabilité et d'établir des états financiers (à l'exception des entreprises qui sont passées à un système fiscal simplifié, mais même dans ce cas, elles avoir des états financiers simplifiés). Par conséquent, d'une part, nous pouvons être d'accord avec l'auteur sur le fait que toutes les entreprises disposent initialement de tous les rapports nécessaires sur les activités financières et économiques pour organiser la comptabilité de gestion et le reporting, mais, d'autre part, l'algorithme proposé ne prend pas en compte le fait que les formulaires mis en œuvre sont déjà disponibles dans l'entreprise.
Si l'on considère l'article comme un algorithme de mise en place d'une comptabilité de gestion pour les entreprises à fiscalité simplifiée, qui sont dispensées de l'établissement d'un tableau de flux de trésorerie et d'un bilan (à l'exception d'un rapport sur les immobilisations et les immobilisations incorporelles), alors, à mon avis, la méthodologie proposée contient les inexactitudes suivantes :
- Génération d'un rapport de trésorerie. L'algorithme ne couvre pas les activités des services auxiliaires, de soutien et administratifs ; l'attention n'est pas non plus portée sur la formation de flux de trésorerie pour le fonctionnement, l'investissement et activités financières entreprises. En d’autres termes, l’objectif principal de l’introduction d’un tableau des flux de trésorerie est de construire un système de gestion flux de trésorerie entreprises et leur optimisation ne seront pas atteintes. Ainsi, le cumul des flux dans les principaux domaines d'activité, puis le détail de ces flux par divisions par postes de trésorerie ne permettront pas d'identifier les flux de trésorerie nets tout au long de la période. les activités opérationnelles, ainsi que sur les investissements et les activités financières.
- Constitution du bilan de gestion et du compte de profits et pertes. L'article présente un algorithme pour générer un bilan, tandis que les comptes notionnels et la codification sont utilisés pour décrire le processus. Cela crée, à mon avis, une certaine confusion, car conformément à la réglementation, il existe un plan comptable qu'il serait logique d'utiliser.
Selon la loi, les entreprises russes tiennent une comptabilité et préparent des rapports. Mais la comptabilité standard ne contient pas les informations nécessaires à une gestion efficace de l’entreprise.
Chers lecteurs! L'article parle des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est individuel. Si tu veux savoir comment résoudre exactement votre problème- contacter un conseiller :
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Comment sont préparés les rapports de gestion et que contiennent-ils ? En Russie, les entreprises sont tenues de fournir différents types de rapports aux autorités de régulation.
Des états financiers doivent notamment être soumis. Ces documents contiennent des indicateurs de performance financière et sont nécessaires à des fins fiscales.
Mais en plus, des rapports d'entreprises et de gestion sont compilés. Il n'est pas obligatoire de le soumettre aux agences gouvernementales, mais il est important pour l'entreprise elle-même. Qu'est-ce que le reporting de gestion en Russie et que comprend-il ?
Généralités
Rapports de gestion diffère des autres types de reporting – comptable et financier. La principale différence réside dans la méthodologie.
Si l'information financière implique la collecte de données statistiques sur la rotation du capital, alors dans les rapports de gestion, ces données sont non seulement affichées, mais également interprétées.
L'étude de tels rapports permet non seulement de se familiariser avec les indicateurs, mais aussi d'en comprendre la signification.
Une analyse des rapports de gestion montre ce qui cause une rentabilité élevée dans la production de certains types de produits ou, à l'inverse, quelle est la raison du faible chiffre d'affaires et d'où viennent les coûts élevés.
Sur la base de l'interprétation des indicateurs financiers, la direction de l'entreprise peut prendre de meilleures décisions et planifier les activités ultérieures.
C'est la préparation en temps opportun des rapports de gestion qui permet d'identifier en temps opportun les domaines des processus commerciaux dont l'efficacité est insuffisante. Le reporting de gestion est un élément important de la planification d’entreprise.
Le principal indicateur du reporting de gestion est la valeur de l'entreprise, qui dépend des volumes de ventes, bénéfice net, fonds de réserve, etc.
Les indicateurs de coût des produits sont pris en compte lors de la génération des rapports. Comptabilisation des résultats de performance, niveau de productivité du travail.
Mais ils accordent également une attention considérable aux indicateurs non financiers - le nombre d'acheteurs, la structure des clients et des données similaires.
Autrement dit, le reporting de gestion nous permet d'évaluer collectivement les indicateurs financiers et non financiers.
Cela contribue à une analyse complète des activités commerciales, car les indicateurs financiers ne reflètent pas seulement le développement de l'entreprise.
Ce que c'est
Le nom même de « reporting de gestion » indique l’objet de cette documentation.
En règle générale, le contenu du reporting est adapté aux managers spécifiques pour lesquels les documents sont préparés.
Par exemple, il est important que le directeur général fournisse des données relatives au coût de production, aux caractéristiques des travaux en cours, aux volumes de production et aux stocks de matières premières.
Lorsqu'il relève du directeur adjoint des ventes, il comprend des informations sur la structure des ventes, la dynamique des expéditions de produits et le montant des frais de livraison et de vente.
Le directeur financier s’intéresse aux données sur le budget, les coûts, les profits et les pertes et les comptes créditeurs de l’entreprise.
Nécessaire pour calculer les perspectives de mise en œuvre de solutions au niveau de la direction. Sur la base des informations présentées, vous pouvez analyser les actions réalisées et détecter les erreurs tout en planifiant les étapes ultérieures du développement.
Dans la plupart des cas, le reporting de gestion complète l'information comptable et financière en termes de génération des données nécessaires à l'amélioration du reporting.
Ainsi, outre les indicateurs financiers, ces états comprennent également des informations non financières importantes pour la prise de décisions de gestion.
L'objectif principal du reporting de gestion est d'identifier et d'éliminer les lacunes qui entravent un développement réussi.
Principes de formation
L'élaboration du reporting de gestion est inextricablement liée aux processus budgétaires et, en fait, il s'agit d'un seul et même processus, puisqu'il est associé au contrôle de l'exécution des budgets.
Les bases de la génération du reporting de gestion reposent sur les principes suivants :
| Opportunité | Toutes les données nécessaires doivent être préparées en temps voulu, ce qui est prévu pour assurer une gestion efficace |
| Adéquation | Les données doivent être fournies dans leur intégralité, mais sans informations excessives |
| Objectivité | Les informations doivent correspondre à la situation réelle |
| Comparabilité | La méthode de présentation doit permettre une comparaison objective des chiffres réels et prévus pour différentes périodes de reporting. |
| Confidentialité | Les rapports sont fournis pour examen uniquement aux parties directement intéressées. |
| Opportunité économique | Les coûts de préparation des rapports ne doivent pas dépasser les avantages économiques de leur utilisation |
Lors de l'analyse des rapports de gestion, les mêmes principes sont appliqués que pour les rapports comptables. Ils analysent la structure du bilan, la composition des coûts, la rentabilité, la liquidité et le respect du plan.
Une différence significative entre les rapports de gestion est leur fréquence.
Si les rapports comptables sont établis et analysés trimestriellement, les rapports de gestion se caractérisent par des intervalles plus courts. Cela vous permet de réagir aux évolutions du marché en temps réel.
Réglementation législative
Le cadre réglementaire relatif à l'établissement du reporting de gestion est inextricablement lié aux normes législatives en matière comptable.
Cela confirme en partie le lien méthodologique entre gestion et comptabilité, qui repose sur l'unité des méthodes comptables utilisées et des principes de reporting.
Parallèlement, en matière de comptabilité de gestion, les dispositions de nombreuses autres normes peuvent être utilisées.
Actuellement, le système de documents réglementaires réglementant la comptabilité de gestion, directement ou indirectement, peut être représenté par quatre niveaux :
| Actes législatifs, décrets gouvernementaux, décrets présidentiels réglementant la comptabilité de gestion et en particulier | . Cela comprend également des informations sur les normes comptables selon les IFRS. Par ailleurs, il convient de mentionner le Concept pour le développement de la comptabilité, approuvé par |
| Réglementation comptable élaborée par le ministère des Finances | En matière de comptabilité de gestion, ils s'appliquent. Cela comprend également des instructions pour son utilisation. |
| Documents de recommandation | Commentaires, instructions, lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie et d'autres départements, instructions sur le PBU |
| Normes locales de l'organisation | Plan comptable de travail, formulaires de documents primaires, calendriers de flux de travail, etc. |
Exemples de rapports de gestion et ce qu'ils contiennent
Dans l'économie russe, le reporting de gestion est généré selon l'algorithme suivant :
| Découvrir quelles informations doivent être incluses dans les rapports et à quelle fréquence les données doivent être fournies | Il est nécessaire de clarifier immédiatement quelles données sont prioritaires et lesquelles sont d'importance secondaire. |
| Discussion avec un comptable concernant la procédure à suivre pour obtenir les informations nécessaires | Si nécessaire, le préparateur du rapport peut interagir avec d'autres employés responsables de domaines d'analyse importants. |
| Création de formulaires de documents qui vous permettront d'enregistrer des numéros et de les interpréter par la suite | Dans ce cas, il peut être nécessaire d'adapter les formulaires de déclaration à un destinataire spécifique. |
| Rapports pratiques | Pour une petite entreprise, tout le travail peut être effectué par une seule personne. Mais pour grande entreprise le travail d'une commission spéciale est conseillé |
Le reporting direct implique de résoudre deux groupes de problèmes. Le premier est la collecte des indicateurs numériques nécessaires.
La source est constituée de documents comptables qui reflètent tous les actifs et transactions. La seconde est l’interprétation des données collectées, qui dépend de la personne à qui elle rend compte.
Des informations détaillées ou une présentation concise des chiffres peuvent être nécessaires.
Quelles formes sont prises ?
Le reporting de gestion est de nature informelle et ses formes ne sont donc pas réglementées par la loi.
Les formulaires nécessaires peuvent être élaborés par l'organisation en fonction de la faisabilité de la structure. Par exemple, il peut être plus pratique pour le directeur financier de recevoir des rapports tabulaires et pour le propriétaire, des graphiques avec des indicateurs visuels de croissance.
Dans certains cas, des formulaires de déclaration similaires à ceux utilisés pour les rapports comptables et financiers sont utilisés.
Le reporting de gestion comprend les formulaires de base suivants :
Remplissage d'échantillons
Lors de la préparation des formulaires de déclaration, il est important de vérifier qu'ils contiennent les informations requises. En conséquence, les formulaires sont compilés sur la base de données réelles.
Initialement, les rapports sont préparés sur la base des formulaires acceptés dans l'organisation. Les formulaires remplis sont ensuite vérifiés pour garantir que les données requises sont disponibles et, si nécessaire, complétés par l'élaboration de formulaires supplémentaires.
Les formulaires sont remplis exclusivement avec des données réelles pour le même mois. Les formulaires complétés sont convenus avec les destinataires déclarants.
Dans ce cas, il peut être nécessaire de procéder à des corrections et des ajouts. Autrement dit, il n'existe pas de formulaires sans ambiguïté utilisés pour les rapports de gestion.
Il n'y a que quelques modèles généraux qu'une entreprise a le droit de modifier car cela est plus pratique pour analyser les activités de gestion.
Vous pouvez utiliser le formulaire du bilan de gestion. Un exemple de bilan de gestion analytique est disponible.
Quand est-il fourni ?
Un paramètre important pour le reporting de gestion est la fréquence. En règle générale, les formulaires de comptabilité de gestion sont établis plus souvent que les formulaires comptables.
Les principales formes de rapports sont préparées mensuellement. Pour certains indicateurs (encaissements, volumes de ventes, etc.), des rapports peuvent être établis plus souvent - trimestriellement, hebdomadairement, quotidiennement.
Vidéo : reporting de gestion d'entreprise
Lors de la préparation des rapports, il est très important que les informations sur les activités de l'entreprise ne soient pas obsolètes. Les données doivent être fournies il y a au maximum une semaine.
Certains indicateurs nécessitent une mise à jour encore plus fréquente. De même, certains indicateurs ne nécessitent pas de mises à jour aussi fréquentes et peuvent être fournis moins fréquemment.
En règle générale, la fréquence de fourniture des rapports de gestion est discutée avec le destinataire du rapport.
En fonction de la nécessité d'une analyse périodique des indicateurs, la fréquence de mise à disposition est établie.
Nuances lors de la réalisation d'un audit
Gérer une entreprise est impensable sans des informations opportunes et précises sur sa situation. Ces informations constituent la base de la prise de toutes les décisions financières, y compris l'entrée sur les marchés de capitaux mondiaux. Mais que faire si les données nécessaires au contrôle comme l'air n'arrivent pas à temps ou, pire encore, se contredisent. Quelle décision le directeur général doit-il prendre si, en réponse à une demande de volume de ventes pour le mois dernier Le service commercial, le service financier et le service comptable fournissent-ils des données « indépendantes » qui diffèrent d'un ordre de grandeur ? Que faire dans une telle situation ? Faire confiance à l'une des divisions ? Ou calculer la moyenne ? Ou peut-être demander à ses subordonnés de parvenir à un accord entre eux et de « fermer les yeux » sur les divergences ?
Nous essaierons de répondre à ces questions en nous basant sur notre expérience accumulée et exemples spécifiques des activités des entreprises industrielles nationales.
D’OÙ VIENNENT LES INFORMATIONS DE GESTION ?
L'une des sources d'informations de gestion est la comptabilité. Avec une telle affirmation, nous pourrions choquer les partisans de la comptabilité de gestion, qui la séparent traditionnellement de la comptabilité, les objectifs fiscaux des exigences de gestion, les utilisateurs externes des internes, etc. Mais en réalité, la comptabilité nationale a toujours constitué un fardeau de gestion. Dans certaines entreprises qui n'ont pas perdu l'expérience de l'économie soviétique, les informations sur les coûts par éléments, articles, lieux d'origine sont accumulées dans les registres comptables d'année en année, le coût de production est constitué par des groupes de calcul, etc. Dans d'autres entreprises qui utilisent la méthode comptable standard, jusqu'à 90 % des coûts et des estimations de coûts sont calculés un jour après la sortie d'un lot de produits ou la prestation de services.
Mais cette orientation managériale de la comptabilité est plutôt l’exception que la règle. Les objectifs fiscaux imposent leurs propres spécificités à la procédure de prise en compte des transactions commerciales : des schémas contractuels complexes sont construits qui minimisent la fiscalité dans établi par la loi dans. De plus, le principe de prudence et les exigences de documentation des transactions commerciales conduisent en pratique au fait que les écritures comptables apparaissent plusieurs semaines, voire plusieurs mois après la période de reporting. Il est donc impossible d’accepter la comptabilité comme principale source d’information pour les managers. Ainsi, dans les services des entreprises et des sociétés, la comptabilité opérationnelle des contrats et des relations avec les contreparties, les mouvements des actifs matériels, les encaissements et paiements, etc. sont organisés spontanément ou sous une direction centralisée. Sa particularité est l'accent exclusivement mis sur les objectifs de gestion, ainsi que l'utilisation de sources d'informations non documentées, d'estimations prévisionnelles, etc.
Ce qui est obtenu en combinant les données comptables et opérationnelles s'appelle comptabilité de gestion. Mais une simple agrégation ne peut pas assurer la comparabilité des données. Ainsi, certaines entreprises s’appuient davantage sur la comptabilité, tandis que pour la gestion d’autres, la comptabilité opérationnelle est une priorité. En moyenne, l’image suivante se dégage (voir tableau).
| La comptabilité opérationnelle sert de fournisseur d'informations : | Les informations proviennent de la comptabilité : |
| À propos des contrats avec les clients et des relations avec eux | Sur la vente de produits (travaux, services) |
| Sur les stocks de stocks (matières premières, matériaux, produits finis) | Concernant les coûts directs de matière et de main d'œuvre, les frais généraux ventilés par éléments et postes, par supports de coûts, par lieux d'origine, centres de responsabilité, etc. |
| À propos des contrats avec les fournisseurs et les entrepreneurs et des relations avec eux | Sur le coût des produits (travaux, services) |
| Sur les flux de fonds : les recettes des clients, les paiements aux fournisseurs, aux entrepreneurs, le budget, les fonds extrabudgétaires, les organismes de crédit, etc. | À propos du bénéfice de l'entreprise |
| Sur l'accumulation et le paiement des impôts, taxes et versements obligatoires au budget et aux fonds extrabudgétaires | |
| Sur les comptes à recevoir et à payer envers les contreparties externes | |
| Sur l'utilisation des sources et fonds propres (bénéfice, amortissement) et empruntés |
Mais, quelle que soit la manière dont les priorités sont fixées en comptabilité de gestion, les problèmes suivants peuvent survenir lors de son utilisation :
- ceux qui utilisent principalement la comptabilité, - faible efficacité, détails insuffisants des informations factuelles, etc. ;
- pour ceux qui utilisent principalement la comptabilité opérationnelle, - situation financière insatisfaisante lors de la réalisation d'une évaluation formelle États financiers utilisateurs externes (commissions d'appel d'offres, investisseurs, etc.). Il est paradoxal qu'une telle conclusion puisse apparaître dans des conditions où l'entreprise n'a pas de problèmes financiers.
- pour ceux qui utilisent à la fois des données comptables et opérationnelles, - incomparabilité des données de gestion obtenues à partir de diverses sources.
COMMENT OBTENIR LA COMPARABILITÉ DES DONNÉES ?
Le problème de la comparabilité des données comptables et opérationnelles en comptabilité de gestion est sans doute le principal. Idéalement, une entreprise devrait créer un espace d’informations unifié pour les informations comptables basé sur un système ERP.
Toutes les données réelles sont saisies une seule fois dans ce système, après quoi elles sont reflétées soit uniquement dans la comptabilité, soit uniquement dans la comptabilité opérationnelle, soit simultanément dans ces deux types. La comparaison des données des services commerciaux, des services achats, des services financiers… avec les données comptables se transforme en une procédure automatisée élémentaire, réalisée à n’importe quelle fréquence à la demande de l’utilisateur.
Mais que doit faire une entreprise qui n’est pas prête à débourser plusieurs dizaines ou centaines de milliers de dollars pour un système ERP ? Pour ces entreprises, nous recommandons d'organiser des rapprochements réguliers des données comptables et opérationnelles (il ne s'agit pas ici d'assimiler les données comptables et opérationnelles). À la suite de ces rapprochements, les gestionnaires recevront des informations sur les raisons des écarts comptables, c'est-à-dire en raison de quoi, par exemple, le volume des ventes fourni par le service comptable diffère des données de gestion des ventes du service commercial et du volume des recettes du service financier de l'entreprise.
COMMENT RÉGLEMENTER LA FOURNITURE D'INFORMATIONS
Afin d'assurer la comparabilité des données comptables et opérationnelles, nous proposons de procéder comme suit.
Premièrement, « photographier » l'état actuel des choses (il faut savoir comment les informations de gestion sont désormais reçues, d'où elles viennent (de la comptabilité ou de la comptabilité opérationnelle), d'où il y a duplication de données).
Deuxièmement, déterminez la source des informations factuelles pour chaque rapport qui parvient au bureau de la direction :
- de la comptabilité ;
- de la comptabilité opérationnelle ;
- de la comptabilité opérationnelle avec ajustement ultérieur de l'indicateur en fonction des données comptables.
Un point difficile et en même temps important est la volonté de la direction de l'entreprise de recevoir rapidement, mais pas toujours informations exactes.
Troisièmement, déterminer les points de contact et la procédure de rapprochement des données comptables et opérationnelles.
A première vue, il semble que meilleur résultat apportera un rapprochement complet des registres opérationnels et comptables pour la période de référence. Mais ce n’est pas le cas, car les coûts de main-d’œuvre nécessaires à sa mise en œuvre sont généralement assez élevés et les comptables et gestionnaires d’autres départements sont distraits de leur travail principal. Par conséquent, pour analyser les écarts, nous proposons d'utiliser l'analyse factorielle avec comparaison ultérieure de ses résultats avec un niveau de matérialité préalablement établi. Si les différences sont insignifiantes, alors non travail supplémentaire pas besoin de le réaliser. Sinon, vous devrez quand même rapprocher les données par position.
Regardons de plus près le plus point important- la procédure de rapprochement des données comptables et opérationnelles. Considérons-le à l'aide de l'exemple d'une situation pratique, en analysant les écarts entre les données sur le volume des ventes de pétrole pour le mois obtenues du service comptable et de la division commerciale (ventes) de l'entreprise.
Exemple. Une société de production pétrolière et gazière vend du pétrole sur le marché étranger en utilisant les services d'un négociant affilié situé dans une zone offshore. Le négociant, à son tour, vend du pétrole aux acheteurs aux prix du marché. Le service commercial travaille directement avec l’acheteur final de produits pétroliers et reçoit quotidiennement des informations sur les ventes de livraisons de pétrole du bureau du négociant sous forme électronique. Les informations documentées (actes de transfert de pétrole à un négociant offshore) sont envoyées au service comptable par courrier, où elles servent de base aux pièces comptables.
Dans les premiers jours du mois suivant celui de référence, les départements préparent des rapports à l'intention du directeur général. Le rapport du service commercial est généré en prix du marché et en dollars. La comptabilité prépare des rapports conformément aux règles comptables.
En conclusion, il convient de noter que l'approche que nous proposons n'est pas une panacée dans la lutte contre l'hétérogénéité et l'incomparabilité des informations de gestion. Son utilisation est limitée aux points suivants :
- la complexité objective du processus métier et sa documentation en comptabilité. L'exemple considéré, bien qu'il prenne en compte un certain nombre de facteurs - écarts dans les volumes de ventes, les prix et les différences de taux de change, ne reflète pas en même temps toute la complexité des relations de droit civil qui naissent dans les participations avec leurs sociétés offshore, sociétés de services. , etc. À mesure que le processus commercial devient plus complexe, les coûts de main-d'œuvre pour la comptabilité et, par conséquent, le risque d'erreurs augmentent plusieurs fois.
- efficacité économique des rapprochements. Ce critère universel du marché permet de comparer objectivement les coûts du travail manuel pour le rapprochement mensuel des données avec les coûts de mise en œuvre d'un système ERP et, dans certains cas, de formuler une question raisonnable : « Ou peut-être que c'est un ERP après tout ?
Le chef d'une chaîne de vente au détail doit avant tout veiller à la réalisation des objectifs que lui ont fixés les actionnaires. Pour obtenir toutes les informations nécessaires, des packages de reporting équilibrés sont nécessaires. Il est également nécessaire d'établir un travail stable sur la collecte et le traitement des données qui y sont incluses. Examinons de plus près comment préparer des rapports de base pour le gestionnaire.
Pour prendre les bonnes décisions de gestion, les rapports destinés au gestionnaire doivent inclure les informations suivantes :
- suffisance des fonds pour atteindre les objectifs de l'entreprise ;
- disponibilité des stocks nécessaires;
- efficacité des unités commerciales (objets de gestion) ;
- exécution des budgets de l'entreprise;
- activité de marketing et efficacité du marketing ;
- projets clés (projets spéciaux) de l'entreprise.
Rapports sur le travail des départements de l'entreprise, ainsi qu'un rapport de développement (pertinent au stade de la formation et de la croissance de l'organisation). Cet ensemble de rapports donne un aperçu des activités de l'entreprise sous forme d'informations qui permettent au gestionnaire d'analyser comment auparavant décisions prises, ainsi que les risques de non-atteinte des objectifs des actionnaires.
Puisque, en fin de compte, l'objectif de toute entreprise peut être exprimé en termes d'argent, il est très important que tous les rapports soient sous la responsabilité du service financier de l'entreprise et du directeur financier personnellement, ou au moins vérifiés par les financiers avant de soumettre les rapports au dirigeant. .
Les rapports doivent être opportuns, précis, compréhensibles et tenir compte des objectifs de gestion. En général, les informations destinées au chef d'une chaîne de vente au détail doivent contenir six rapports obligatoires.
EXPÉRIENCE PERSONNELLE
Pour le responsable d'une enseigne de vente au détail, les principaux reportings sont les reportings des magasins et des agences commerciales. Il est important de répartir correctement les rapports en groupes selon les délais de soumission afin d'optimiser le temps consacré à leur préparation et à leur analyse.
Tableau des flux de trésorerie
Une prévision de flux de trésorerie accompagnée d'un ensemble de rapports à l'appui est conçue pour évaluer l'adéquation des fonds pour atteindre les objectifs de l'entreprise à court terme. Il fournit des informations sur le moment où l'on peut s'attendre ou non à des défaillances de trésorerie, respectivement, et s'il est nécessaire ou non d'attirer un financement supplémentaire.
Le forfait comprend : rapport de ventes (quotidien), rapport de recouvrement des comptes clients (pour les sociétés de distribution), rapport d'encaissement et rapport d'achat, y compris les dépenses.
Périodicité: au moins deux fois par semaine.
Formulaire de présentation : plan/réel/prévision pour les indicateurs sélectionnés (pour plus de détails, voir la figure 1).
EXPÉRIENCE PERSONNELLE
Marina Lazareva, directrice de l'économie, groupe d'entreprises Landgut
Si une entreprise dispose de deux jours de paiement par semaine, il est alors tout à fait justifié de préparer une prévision de trésorerie avec un ensemble de rapports à l'appui deux fois par semaine.
S'il n'y a pas de jours de paiement établis et que la gestion de trésorerie est effectuée quotidiennement, il est alors plus conseillé de conserver un tel rapport au format « plan réel » (l'exécution réelle du budget de trésorerie est saisie pour la veille, et les indicateurs prévus restent dans les cellules restantes) quotidiennement ou préparez un rapport deux fois par semaine et maintenez quotidiennement un calendrier de paiement. Le calendrier de paiement doit contenir non seulement les entrées et sorties pour des contreparties spécifiques, mais aussi le montant de la dette avec les dates de son remboursement, et les conditions de remboursement de cette dette (aussi bien de la part des débiteurs que des créanciers), cela permet alors au directeur financier (ou le trésorier) a une vision complète de la situation de trésorerie de l'entreprise. Quant au format du rapport, il est préférable d'ajouter le solde des fonds en début de période dès la toute première ligne (en principe, cela n'est pas nécessaire - faites-le comme vous préférez). Mais je sais d'après ma propre pratique qu'il peut s'agir de valeurs insignifiantes, mais cette version du format de rapport augmente la précision des informations présentées.
Natalia Evdoshenko, PDG Quality Finance LLC, ex-directeur financier du groupe de sociétés FILANCO
Les états de flux de trésorerie, ainsi que les rapports sur les soldes de stocks (par magasin et par entrepôt) doivent être soumis quotidiennement. Ils doivent être simples et informatifs. Il est conseillé de faire des rapports DDS hebdomadaires par rapport à la même période de l'année dernière, car commerce de détail L'influence de la saisonnalité est grande.
Pour le chef de la chaîne de vente au détail Starik Hottabych, où je travaillais auparavant, le tableau des flux de trésorerie n'avait pas beaucoup d'intérêt. Habituellement, la gestion de la trésorerie dans cette entreprise incombait au directeur financier et, en l'absence Problèmes sérieux avec un fonds de roulement et des écarts importants par rapport au budget, il suffisait de soumettre un état de trésorerie au directeur général une fois par mois.
Rapports pour évaluer les performances de l'entreprise
Cet ensemble de rapports permet au chef d'entreprise de voir dans son contexte l'efficacité des activités des succursales/magasins/clients en tant qu'unités commerciales et de comprendre ce qui est logique d'ajouter, par exemple, au portefeuille de produits du client/magasin ou quoi. produit (groupe de produits) sur lequel se concentrer afin d'augmenter son efficacité.
Périodicité: mensuel.
Formulaire de soumission peuvent être trouvés dans le tableau 1 et le tableau 2.
Un exemple de mise en œuvre pratique de l'analyse ABC des groupes de produits est un rapport sur les stocks.
Ce rapport est nécessaire pour mettre à jour le portefeuille de produits d'une entreprise commerciale, s'en retirer ou minimiser les stocks dans les groupes C et D conformément à l'analyse ABCD des stocks, prendre des décisions sur les biens nécessaires ou non, ainsi que sur la base de la dynamique des ventes, le montant et la part des revenus bruts apportés à l'entreprise.
De cette manière, une analyse de la gamme de produits de l’entreprise est effectuée et l’efficacité et la rotation des articles en stock sont évaluées.
Périodicité: Le rapport d'inventaire est soumis mensuellement.
EXPÉRIENCE PERSONNELLE
Sergey Kuzmin, ancien directeur financier de Starik Hottabych LLC, directeur financier de Energy Systems and Technologies CJSC
Chez Starik Hottabych LLC, l'un des rapports les plus populaires était le rapport sur la marge et le bénéfice brut par ligne de produits. Il était constitué chaque semaine et était précieux car il nous permettait de voir la dynamique du bénéfice brut et de la marge de chaque ligne de produits de l'entreprise par rapport au budget et à l'année précédente. je pense que pour société de négoce la gestion de la marge/bénéfice brut à travers un tel rapport est une tâche d’une importance primordiale, puisque le niveau de marge a un impact significatif sur le montant du levier opérationnel et, par conséquent, sur la rentabilité de l’entreprise en termes de bénéfice net.
Un rapport que j'ajouterais également à la liste des rapports requis est un rapport sur les ventes en termes physiques (pièces/colis/tonnes/mètres cubes, etc.). Ce rapport est remis au chef de l'entreprise commerciale image claire dynamique des ventes et permet de comparer différentes périodes, hors influence de la politique tarifaire. À mon avis, analyser les ventes uniquement en termes monétaires ne suffit pas.
Rapport d'exécution budgétaire, prévision
Ce rapport est destiné à identifier les écarts par rapport au budget/plan opérationnel de l'entreprise. Avec son aide, vous pouvez identifier les écarts et identifier davantage leurs causes. Ensuite, une autre prévision est établie sur la base des tendances.
Dans le même temps, il est important de détailler les éléments PL (compte de résultat) aux valeurs des conducteurs (indicateurs naturels), vous comprendrez alors immédiatement les véritables raisons des écarts.
Par exemple, disons qu'à la fin du mois, selon le poste d'électricité, l'une des chaînes de magasins de détail avait réalisé une économie de 5 000 roubles. Il est important de bien comprendre les raisons des économies identifiées : il peut s'agir en fait d'économies liées à l'utilisation d'appareils d'économie d'énergie, ou peut-être que le magasin n'a tout simplement pas fonctionné pendant plusieurs jours en raison d'un manque d'électricité.
La prévision de l’exécution budgétaire est nécessaire pour suivre la réalisation des objectifs budgétaires au cours des périodes futures.
Périodicité: mensuel.
Formulaire de présentation : par poste budgétaire avec analyses et commentaires pour chaque poste (pour plus de détails, voir Figure 3).
EXPÉRIENCE PERSONNELLE
Natalya Evdoshenko, directrice générale de Quality Finance LLC, ex-directrice financière du groupe de sociétés FILANCO
Pour faciliter la lecture des rapports par le DAF, il est préférable de les présenter en groupes selon l'analyse ABC/XYZ des magasins. Je recommande également de mettre en évidence les indicateurs qui s'écartent de plus de 20 % de ceux prévus. D’après mon expérience, un tel écart est déjà critique.
Des PL récapitulatifs (comptes de profits et pertes) sont établis mensuellement pour l'ensemble de la société commerciale ou du groupe de sociétés. Ces rapports prennent en compte les coûts de tous les départements en détail.
Yulia Murina, directrice financière d'ABK LLC
Pour le chef d’une société commerciale, tous les rapports sont sans aucun doute nécessaires, car ils reflètent divers aspects des activités de l’entreprise et permettent d’obtenir une image complète des processus se déroulant dans les points de vente.
En tant que financier, bien sûr, la DDS et le budget sont plus proches de moi. Dans notre réseau commercial, un suivi quotidien des dépenses de fonds par postes budgétaires a lieu et les rapports mensuels finaux sont envoyés au bureau du directeur général.
Rapports d'activité marketing (FlowChart)
Il se compose d'un rapport cartographique (calendrier) des activités marketing et d'un rapport sur l'efficacité des promotions réalisées. Cet ensemble de rapports donne un aperçu du montant des revenus supplémentaires et du revenu brut généré par un titre particulier.
Périodicité: mensuel.
État d'avancement des projets spéciaux
Il est nécessaire que le manager comprenne l'état actuel des projets les plus importants, ainsi que les projets dans lesquels la participation directe du manager lui-même est impliquée. Il peut s'agir de projets à court ou à long terme, divisés en étapes intermédiaires.
Périodicité: mensuel.
Forme de présentation : le rapport est construit sous la forme d'une liste de projets, découpés en étapes et liés aux périodes de mise en œuvre de l'étape. Des marqueurs sont placés en face de chaque rapport : vert, jaune, rouge. En conséquence, le gestionnaire doit porter une attention particulière aux projets jaunes et rouges, tandis que les projets verts sont informatifs (pour plus de détails, voir la figure 4).
Autres rapports
Un certain équilibre dans le reporting est important, car diriger une entreprise est une équation comportant de nombreuses variables, mais pas infinies. Parallèlement, chaque manager détermine lui-même le niveau d'équilibre dans l'ensemble des rapports de gestion, les formes de leur présentation et leur fréquence en fonction des buts et objectifs auxquels il est confronté.
Cet article répertorie l'ensemble minimum de rapports pour le chef d'une entreprise commerciale. Et en voici quelques autres - ils sont à caractère clarifiant ou sont présentés à la demande du manager.
Rapports sur le travail des services de l'entreprise. Dans l'ensemble, ces rapports donnent au gestionnaire plus des informations détaillées sur le travail de chaque département. La composition peut comprendre des rapports tels que :
- Rapport de performance des KPI ;
- rendre compte des niveaux d'effectifs de l'entreprise en matière de ressources humaines ;
- rapport sur le système de contrôle interne (système de contrôle interne) pour le responsable du système de contrôle interne ;
- rapport sur l'efficacité des activités d'achat de la chaîne de vente au détail pour le service d'achat, etc.
Rapport de développement. Ce rapport est d'une grande importance lorsqu'une chaîne de vente au détail se développe activement, ouvre de nouveaux points de vente et met en œuvre un programme d'expansion régionale. Dans ce cas, je vous recommande de prêter attention au rapport de développement CapEx.
Autres rapports d'informations. Comme leur nom l'indique, ces rapports ont un caractère exclusivement informatif : il peut s'agir d'une conclusion du service de contrôle et d'audit sur la comptabilité et le reporting d'une enseigne de vente au détail, d'une analyse des parts de marché, d'un rapport d'audit annuel, etc.
Et bien sûr, l’un des plus importants est le rapport annuel destiné aux actionnaires. Vous pouvez le servir de différentes manières. Comment est exactement un sujet pour un article séparé.
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