Обычно в 1С Предприятии нумерация новых документов, в том числе и счетов-фактур, осуществляется автоматически. Тем не менее, иногда требуется изменить созданные программой номера. В этой небольшой статье я покажу вам, как исправить нумерацию счетов фактур в 1С на примере конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Для большей ясности приведу два примера — для версии 8.2 и версии 8.3.
Общие правила нумерации документов в 1С
Прежде чем исправлять автоматически созданные номера счетов фактур, следует вспомнить общие принципы нумерации документов в 1С. Во-первых, номера в 1С присваиваются только объектным данным: для справочников этот реквизит называется Код, а для документов — Номер. В обоих случаях смысл абсолютно одинаков, равно как и принципы изменения нумерации. Кроме того, рассмотренные принципы исправления нумерации счетов фактур 1С применимы и к документам других типов, например, приходным и расходным кассовым ордерам, а также к элементам любых справочников.
При записи нового счета фактуры в базу, ему присваивается следующий по счету порядковый номер. Если у счета фактуры уже есть номер, то это значит что он уже записан. Нумерация счетов фактур последовательная, сплошная (например, 1,2,3,...10 и так далее).
Ещё один важный момент. Любой объект в 1С имеет некий уникальный идентификатор, позволяющий однозначно отличить его от других объектов. И это вовсе НЕ номер, как многие думают! Номер документа является лишь одним из реквизитов и его можно легко изменить.
сайт_Особенность изменения номеров в 1С
Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.
Если вы хотите , к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999). После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.
Как видите, я привёл тут типичную операцию исправления нумерации счетов фактур 1С, при которой требуется поменять местами номера у документов. Такая ситуация запросто возникает при записи документа неправильной датой (по поводу даты обязательно читать это). Если же просто требуется присвоить счету фактуре другой номер и этот номер не занят, то задача упрощается до смешного и делается за несколько секунд.
Если вы ещё даже не записали счет фактуру, а уже хотите СРАЗУ присвоить ему какой-то определённый номер, то это невозможно. Так что сначала запишите документ, а потом смените номер. Возможность самостоятельно устанавливать номера у документов встречается очень-очень редко, поскольку в этом нет необходимости.
При смене номера счета фактуры в 1С Предприятии указывать незначащие нули слева необязательно.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.3
Для начала нужно чтобы вы вообще видели поле этого самого номера. Если этот реквизит почему-то скрыт, то отобразите его.
Чтобы исправить номер счёта-фактуры в 1С, откройте документ и просто щёлкните мышкой на поле номера и нажмите, к примеру, клавишу Backspace (кнопка над Enter со стрелкой влево, используемая для стирания текста). Поле Номер в большинстве документов просто так редактировать нельзя, поэтому оно по умолчанию заблокировано. 1С спросит вас, действительно ли вы хотите изменить номер. Ответьте Да. При этом поле номера счета фактуры станет активным и вы можете установить тот номер, который вам нужно. Не забудьте записать документ.
Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.2
В 1С версии 8.2 для смены номера счета фактуры вам необходимо открыть документ, после чего зайти в меню Действия и в самом низу выбрать пункт "Изменить номер" (аналогично у справочников этот пункт называется "Изменить код"). 1С Предприятие также спросит подтверждение, в котором нужно ответить Да, после чего поле номера станет активно. По окончании исправления нумерации не забудьте сохранить счет фактуру.
Ошибки из-за исправления нумерации счетов фактур 1С
Стоит иметь ввиду, что исправление нумерации счетов-фактур, а также иных документов 1С Предприятия, может повлечь за собой ошибки в учёте, которые сразу обнаружить вы не сможете. Стоит также учесть и тот случай, когда документ уже распечатан и передан контрагенту. Тема достаточно обширная, я всегда выделяю её на своих занятиях, так что и вам советую быть поосторожнее, чтобы не наделать глупых (и не очень) ошибок в 1С из-за смены нумерации счетов фактур, ПКО, РКО или других документов, в которых номер важен не только в программе, но и за её пределами.
Перед тем как перейти к выписке авансовых счетов-фактур, разберемся, какие настройки необходимо предварительно выполнить в программе.
Порядок регистрации
Обычно авансовые счета-фактуры выставляются в течение 5 дней после получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но бывают случаи, когда допустимо использовать другой порядок. Например, при долгосрочных непрерывных поставках контрагенту можно не выставлять счета-фактуры в течение месяца, а оформить документ только на сумму незачтенного аванса. Поэтому в необходимо настроить Порядок регистрации счетов-фактур на аванс , который будет использован по умолчанию.
Порядок можно задать и индивидуально для определенного договора контрагента.
Нумерация счетов-фактур на аванс
В 1С можно присваивать префикс «А» ко всем авансовым счетам-фактурам. Эта настройка устанавливается в разделе Справочники – Налоги – НДС .
Авансовые счета-фактуры в 1С 8.3
Как сделать счет-фактуру на аванс в 1С 8.3
Выпишите СФ на аванс одним из удобных способов:
Рассмотрим основные нюансы заполнения авансового СФ в 1С 8.3 для корректного оформления печатного бланка.
Платежный документ
Не забывайте проверять заполнение поля Платежный документ № от . Оно заполняется автоматически, если заполнены данные По документу № от документа-основания. При необходимости заполните это поле вручную.
Наименование
Заполнение таблицы Расшифровка суммы по ставкам НДС :
Если вы не оформляли Счет покупателю и не устанавливали обобщенное наименование в договоре, то заполните графу Содержание услуги, доп. сведения вручную.
Для корректного оформления печатного бланка одно из этих полей должно быть заполнено!
Если СФ не выставляется
Если вы СФ не выставляете контрагенту (печатаете в единственном экземпляре), например, при , то снимите флажок Выставлен (передан) контрагенту .
Часто случается, что заказчик, желая забронировать за собой товар или по любым другим причинам, делает предоплату. Выставленного счета на оплату у него нет, деньги пришли, налог с них платить как-то надо и для этого придумали выставление счет авансов в 1с 8.3
Счет фактура на наличный аванс в 1с
В случае прихода наличных сумм нужен приходный кассовый ордер. Создадим его:
- Открываем «Банк и Касса»
- Выбираем «Кассовые документы»
- Нажимаем на «Приход» для создания нового документа
Для примера создадим сумму в десять тысяч. Переведем ее в кассу. Это переход с 62.02 на 50.01 счет.
Счета фактуры на безналичный аванс в 1С 8.3
При заходе денег не в кассу, а на счет нужно:
открыть тот же «Банк и Касса»
выбрать «Банковские выписки»
Будет похожая операция, но по дебету 51 счета и кредиту 62.02 «Расчеты по полученным авансам».
Аванс и отгрузка в один день
Итак, аванс пришел, полной оплаты нет, а за товаром приехали, отгрузили и уехали. Если по времени оплата прошла раньше отгрузки, то получается:
Стоимость покупки отгруженного товара без НДС - дебет 90.02.1 и кредит 41.01
Прием авансового платежа - дебет 62.02 и кредит 62.01
Неоплаченный остаток - дебет 62.01 и кредит 90.01.1
Налог на добавленную стоимость - дебет 90.03 и кредит 68.02
1с авансовые счета по созданной счет фактуре
Для этого нужно зайти в выданные счет-фактуры.
Новая будет заполнена системой автоматически. После сличения всех данных можно проводить.
Результатом станет переход по НДС на 76.АВ «НДС по авансам»
Выглядит просто, но, если делать несколько раз подряд, то есть риск механической ошибки. Для этого в 1С есть автоматизированный алгоритм:
Открываем «Банк и Касса», «Счет-фактуры на аванс»
Заполняем критерии поиска в верхней строке. Это будут период выставления и название контрагента.
Нажатием кнопки «Заполнить» отбираем из всего массива счетов те, что соответствую указанным критериям.
Их можно редактировать, добавлять и удалять.
По завершению всех нужных манипуляций нажимаем «Выполнить»
Выписка авансовых счетов-фактур зависит от политики, принятой на предприятии. Можно регистрировать все авансы, не регистрировать их вовсе или установить пороговый срок (до конца налогового периода, до конца месяца, 5 дней).
В информационной базе 1С 8.3 Бухгалтерия существует два способа регистрации счета-фактуры на аванс.
Способ 1 – регистрация авансового счета-фактуры на основании
Рассмотрим первый способ как выставить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Во время оформления организацией поступления на расчетный счет используется механизм “на основании” к документу поступления денежных средств и регистрируется авансовый счет-фактура.
Создадим документ. Перейдем в раздел Банк и касса – Банковские выписки – Поступление:
Заполняем реквизиты документа поступления:
- Вид операции – в этом случае будет установлено Оплата от покупателя;
- Плательщик – организация-контрагент;
- Вх.номер – входящий номер документа контрагента;
- Вх.дата – дата документа контрагента.
Нажатием кнопки Добавить формируем записи поступления денежных средств:
Допустим, в счет аванса по договору с контрагентом по будущей отгрузке товара получено 100 000 руб. После проведения документа получаем проводки:
Теперь на основании сформированного документа поступления денег от контрагента, создадим документ Счет-фактура выданный:
Вид счета-фактуры автоматически установился На аванс. Остается только установить номенклатуру согласно договору:
Проведя документ, получаем движение по бухгалтерскому/налоговому учету и, кроме того, по регистрам 1С 8.3 Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи:
Подробнее о способах автоматического формирования счетов-фактур на аванс, предусмотренных в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:
Способ 2 – использование автоматической обработки
Использование обработки под названием Регистрация счетов-фактур на аванс – это наиболее предпочтительный и удобный способ при большом количестве оформляемых на аванс счетов-фактур в 1С 8.3.
Рассмотрим оформление авансовых счетов-фактур на небольшом примере:
Предположим, на расчетный счет организации в один из налоговых периодов поступил авансовый платеж на сумму 50 000 руб. Необходимо выписать авансовую счет-фактуру и начислить НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Если используется второй способ регистрации счета-фактуры на аванс, тогда необходимо произвести следующие действия:
- Настроить в базе 1С 8.3 соответствующую задаче учетную политику;
- Выписать счет покупателю;
- На основании документа Счет покупателю осуществить создание документа Поступление на расчетный счет;
- Выполнить регистрацию счетов-фактур на аванс в 1С 8.3.
Итак, начнем с настройки учетной политики в 1С 8.3: Главное – Учетная политика:
На закладке НДС можем выбрать соответствующий учетной политике порядок регистрации счетов-фактур на аванс: будут они зарегистрированы сразу или по истечении срока, или не будут зарегистрированы вовсе:
Какие параметры учетной политики в 1С 8.2 (8.3) необходимо поставить изначально для того, чтобы не было ошибок при формировании счета-фактуры на аванс смотрите в следующем видео:
Следующим шагом будет выписка документа Счет покупателю. Выбираем контрагента, договор с покупателем и перечисляем номенклатуру.
Теперь когда на расчетный счет поступают денежные средства от покупателя, должны указать ранее выписанный Счет покупателю:
Сделаем уточнение по возможностям программы 1С 8.3. В договоре контрагента есть реквизит . Когда товаров по договору много, то можно использовать обобщенное наименование. Тогда в этом случае в документе поступления на расчетный счет не следует указывать счет покупателю:
Тогда в авансовом счете-фактуре будет автоматически подставляться обобщенное наименование из договора:
Продолжим оформление и проведем документ поступления оплаты в 1С 8.3. Получаем проводки:
На следующем этапе должны запустить обработку: Банк и касса – Счета-фактуры на аванс:
В открывшейся форме по кнопке Заполнить:
Табличная часть обработки пополниться записями из ранее оформленных поступлений на расчетный счет. Кроме этого, в 1С 8.3 имеется возможность произвести настройки нумерации счетов-фактур на аванс – будет ли единая нумерация или у авансовых счетов-фактур будет устанавливаться префикс “А”. Кнопка Выполнить осуществляет формирование, а также проведение счетов-фактур на аванс:
Из этой же обработки:
имеется возможность открыть список сформированных счетов-фактур на аванс:
Теперь можем наблюдать результат работы обработки в 1С 8.3. Откроем счет-фактуру на просмотр. Как видно, вид счета-фактуры установился На аванс, а также заполнены остальные реквизиты документа на основании ранее оформленных документов:
Результатом проведения счета-фактуры на аванс будет движение в дебет сч.76.АВ:
Также его движение по регистру Журнала учета счетов-фактур:
Как оформить возврат авансового платежа покупателю в 1С 8.3
Но может возникнуть ситуация, когда покупатель отказывается от договора и ему требуется вернуть перечисленные деньги авансового платежа, а также убрать запись в Книге продаж.
Первое что делаем в 1С 8.3 – это оформляем документ Списание с расчетного счета в разделе Банк и касса – Банковские выписки – Списание:
В проводке субконто счета 62.02 автоматически подставляется предыдущий документ поступления денежных средств:
Для наглядности сформируем отчет по счету 62.02:
При получении аванса организацией-плательщиком НДС предприятие должно выставить счет-фактуру на эту сумму. Для автоматизации регистрации счетов фактур на аванс в 1С 8.3 (как и в 8.2) Бухгалтерии предусмотрена специальная одноименная обработка. Она позволяет сделать с помощью нажатия нескольких клавиш нужные документы.
Рассмотрим, как это реализовано в программе .
Данную инструкцию также же можно использовать для регистрации счета-фактуры на аванс в 1С 8.2. Механизм в этих программах аналогичен.
Предположим, что клиент перечислил на счет нашей организации 100 рублей в счет будущих накладных. Отразим эту операцию с помощью документа « с»:
Если мы посмотрим проводки, то увидим, что вся сумма попала на счет авансов 62.02:
Создание счет-фактуры на аванс, полученный в 1С
Существует два способа создания авансовых счет-фактур — ручной и автоматический. Рассмотрим их подробнее.
Ручной способ
Чтобы зарегистрировать документ в ручном режиме, достаточно выбрать пункт «Создать на основании» — «Счет-фактура выданный» в документе на аванс:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Откроется форма счета-фактуры:
После чего достаточно будет только проверить её и нажать на кнопку «Провести», чтобы отразить движение в системе.
Автоматический способ
Если в течение периода авансовых платежей много, не всегда удобно создавать их по одному. Для этого в системе 1С 8.3 есть обработка, которая регистрирует счета-фактуры в автоматическом режиме. Она расположена в меню «Банк и касса» — «Счета фактуры на аванс»:
Откроется форма обработки, в которой необходимо указать период, за которой необходимо формировать документы и организацию:
После этого достаточно нажать кнопку «Заполнить»:
