Тайм-менеджмент — весьма полезный навык, ведь время — очень ценный ресурс. Гораздо ценнее денег. Почему? А потому что, в отличие от времени, деньги можно заработать, накопить, потерять и снова заработать.
Время = деньги?
А вот время — это такой ресурс, который невозможно накопить, вернуть или восстановить. Время не обменяют на деньги. Зато благодаря наличию времени деньги можно привлечь к себе. То есть силу времени можно использовать для создания продукта, притягивающего деньги. Сделать это довольно просто. Стоит только научиться использовать время эффективно. Каждый из нас имеет в своем распоряжении 24 часа, но разные люди за эти часы достигают разного результата. Почему так происходит?
Происходит так потому, что некоторые тратят время на те дела, которые не приносят удовольствие, на работу, которая не дает прибыли. А кто-то, например, постоянно выполняет просьбы друзей, забывая о собственных вопросах, постоянно откладывая их решение на потом. Многие имеют большие цели, но совсем не выделяют времени на их достижение. Грамотно ли налажен тайм-менеджмент у вас? Посмотрите со стороны на свою жизнь.
Как вы используете наиболее ценный ресурс? Ваша цель стала сегодня ближе хотя бы на шаг?
Да, природа подарила нам всем, как правило, одинаковое количество времени, чего не скажешь о деньгах. Тут уж кому как везет. Точнее, везет тому, кто не теряет времени даром.
«Время — деньги. Время, которое вы имеете, — это деньги, которых у вас нет».
Признаюсь: когда-то я, как, возможно, некоторые из вас, не до конца понимал смысл этой фразы. Деньги мы зарабатываем на работе, а дома отдыхаем. Но какой это отдых? Например, можно целый день пролежать на диване перед телевизором, а можно встать и заработать деньги. Да хотя бы, например, почистить шкаф от ненужных вещей и продать их на барахолке. Это конечно, самый элементарный пример, но все большое начинается с малого.
О заработке на б/у вещах мы уже писали
Запомните: ни мы сами, ни кто-либо иной не отвечает за распределение такого ценного ресурса, как время. Главное — определиться, куда вы вкладываете этот ресурс.
Тайм-менеджмент: О двух группах и плане
Здесь нужно понимать разницу между «работать» и «зарабатывать». Иными словами, всех нас условно можно разделить на две группы. Тех, кто продает свое время за деньги, и тех, кто его покупает.
В первом случае вы работаете на работодателя и отдаете (т.е. продаете) ему свое время в обмен на зарплату. Во втором случае вы покупаете время других и вкладываете его в дело, которое притягивает деньги.
Именно тайм-менеджмент или, другими словами, наличие четкого плана, позволяет второй группе людей через покупку времени других высвободить свое время для создания (зарабатывания) чего большего.
Например, владелец сайта за 200 $ зарплаты в месяц покупает время работника, который наполняет сайт контентом. За месяц сайт обеспечил прибыль в размере 1000 $. 200 $ владелец сайта заплатил за купленное время, а заработал 800 $.
Но не стоит думать, что эти 800 $ владельцу просто упали с неба. Здесь не обошлось без продуманной стратегии, плана, ежедневного контроля и правильного использования времени, то есть собственного метода тайм-менеджмента. Ведь владельцем руководит мотивация, он воплощает в жизнь собственную интересную идею и, освободив часть своего времени покупкой времени другого человека, направляет его на развитие своего проекта. В результате разумного обмена (читай: использование времени) он заработал (читай: привлек деньги). Приоритетом для владельца сайта выступало, куда инвестировать свое время. Он имел цель и разумно направил свое время на ее достижение.
Если вам некуда инвестировать свое время, зачем вам его экономить? Стоит задуматься, что вам больше по душе: продавать свое время или покупать его у кого-то другого для того, чтобы собственное высвободить для создания чего-то грандиозного?
«Время не любит, когда его тратят впустую»
, — говорил Генри Форд. «Время — деньги»
, — убеждал Бенджамин Франклин. Советую всем запомнить эти две фразы. Но как научиться распределять свое время так, чтобы хватало и на работу, и на семью, и на отдых, и еще на создание нового? Ведь бытовые хлопоты и социальную жизнь пока никто не отменял. Попробуем разобраться.
Для начала нужно определиться, сколько именно вам нужно времени для себя, семьи, друзей, хобби, работы, которая обеспечивает определенную прибыль. В зависимости от этого и расставляются приоритеты.
Правило 8-8-8
В любой бизнес-школе или на тренинге не раз вспоминают о правиле трех восьмерок.
Это правило еще в XVII веке сформулировал знаменитый педагог Ян Коменский. Оно звучит так: восемь часов нужно отводить работе, восемь — на сон, восемь — для культурного времяпрепровождения.
Это правило пригодно и к тайм-менеджменту, ведь используется и в нем, т.к. каждую восьмерку по желанию можно разделить на подгруппы.
Например, в «отдых» можно включить уход за собой или прогулку. В «работу» — встречу с коллегами, будущими деловыми партнерами. Что для вас является отдыхом, а работой, решаете сами. Например, для кого-то спланировать следующий день — это работа, а для кого-то отдых, даже развлечение.
Главное — придерживаться такого разделения и не «воровать» время для «работы» у «отдыха», у «отдыха» для «работы».
И самое главное, ни при каких обстоятельствах и ни за что не «воровать» время у «сна».
Придерживаясь этого просто правила, вы будете успевать все и даже больше. Такой доступный тайм-менеджмент сделает вашу жизнь более целенаправленной и упорядоченной.
О тайных 40%
Но как это сделать на практике? Здесь можно использовать такой прием, как 60/40.
Прием 60/40 — это принцип тайм-менеджмента, выведенный экспериментальным путем, согласно которого при составлении плана на день 40% времени нужно оставить свободным. То есть 60% времени отводим на плановые работы, 20 % — на “непредсказуемые” и 20% — на те, что возникнут спонтанно или станут сопутствующими.
Попробуйте спланировать собственные дела на следующую неделю. Записывайте только те из них, которые крайне необходимо будет выполнить, то есть по плану. Остальные 40% поделите на дела непредсказуемые и сопутствующие. Например, сверстать журнал — это плановая дело, замена иллюстрации — дело непредсказуемое, а желание переверстать несколько страниц с целью совершенствования — сопутствующая, спонтанная.
Так, если возникнет непредвиденная дело, для него будет время, а если все обойдется, то появится свободное время, которое вы сможете использовать или как передышку, или же на решение следующей мелкой задачи из списка.
Эти 40%, которые отведены для не предполагаемых дел, и являются тем спасительным кругом и секретом тайм-менеджмента. С ними тайм-менеджмент 60/40 действительно работает. Именно такое разделение дел придает уверенности, что при любых обстоятельствах график обязательных к выполнению дел не сместится, и вы все и везде будете успевать. Научитесь расставлять приоритеты, не поддавайтесь соблазну начинать следующее дело, не закончив предыдущее.
Однако…
Однако реалии жизни показывают, что даже в таком идеальном распределении времени и дел возникают непредсказуемые моменты, которые выходят за рамки тех 40%. Что же делать в таком случае?
Стоит научиться видеть больше и шире, именно это советует нам тайм-менеджмент. В подобных случаях просто меняйте местами «работу» с «отдыхом» и унифицируйте их. Например, на работе решили обновить программное обеспечение и поэтому журнал, который вы планировали сверстать, по времени отодвинулся. Поменяйте эту работу местом, например, отведенным под отдых временем. Выпейте кофе, прогуляйтесь. И когда наконец вы сядете за компьютер, то в свой план уложитесь. Научитесь переключаться, как только «нарисуется» никак не предугаданный момент. Иногда для этого достаточно просто изменить положение тела за столом.
Про «Альпы»
Еще одним довольно действенным тайм-менеджмент методом, который позволяет управлять временем и направлять его туда куда нужно, является метод «Альпы». Суть его в том, что в процессе планирования вам нужно каждому делу дать временную оценку (временный эквивалент). Такая временная оценка позволяет реально понимать какое дело вы сегодня обязательно выполните, какую задачу лишь частично, а за которую вообще не возьметесь. С помощью метода «Альпы» можно экономить до четырех часов в день! Именно такое понимание позволяет выполнить большие массивы работы и без аврала. Этот метод позволяет экономить время, которое в итоге можно будет направлять на создание чего-то нового или же на заработок денег.
Интересное видео по теме:
О матрице Эйзенхауэра
Для кратковременного планирования времени полезной будет так называемая матрица Эйзенхауэра. В тайм-менеджменте она считается одним из самых эффективных методов планирования дел на день. Особенно она полезна тем, у кого накопилось большое количество дел, требующих скорейшего решения. Кроме того, что матрица Эйзенхауэра помогает разобраться с делами, она еще позволяет навести порядок в жизни.
Метод тайм-менеджмента «Матрица Эйзенхауэра», названный так в честь 34-го президента США, который его изобрел.
Дуайт Эйзенхауэр (1890-1969) — американский государственный и военный деятель, 34-й президент США, который отличался отличными организаторскими способностями. Изобрел и использовал для планирования своего времени эту матрицу.
Согласно матрице Эйзенхауэра все дела, например на сегодняшний день, следует поделить на четыре группы: А, В, С, D.
- А: важные и срочные дела (очень важные для вас дела).
- В: важные, но не срочные дела (просто важные дела).
- С: срочные, но неважные дела (форс-мажор).
- D: не срочные и не важные дела (дела, которые не имеют для вас никакой практичной пользы).
Когда вы составите план, без сожаления вычеркните дела, которые попали в группу D. Это могут быть такие дела, как «зависание» в соцсети, просмотр сотой серии сериала, двадцатый перерыв на перекур, получасовой разговор с подругой про новую курточку, которую вы видели вчера в магазине и т.д. Дела из группы D «съедают» ваше время, время, которое вы могли бы направить на созидание и притягивания денег.
Такой вот нехитрый тайм-менеджмент научит вас разделять дела на главные, второстепенные и неважные.
Правило Парето
И тут на помощь приходит правило или принцип Парето 80/20, согласно которому в отношении многих явлений 80 процентов последствий вызвано 20 процентами причин. Эта идея нашла применение во многих отраслях. В том числе и в тайм-менеджменте. Читайте дальше и удивляйтесь.
О принципе Парето мы уже писали. . Это интересно и весьма полезно.
Ведь оказывается, что за первые 20% затраченного времени на решение любого дела мы решаем поставленную задачу на 80%. Остальные 80% времени мы только дорабатываем 20% своего дела.
Согласно принципу Парето диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами, результатами и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них.
Принцип 80/20 наглядно демонстрирует эту диспропорцию:
- 20% ваших вложенных средств / усилий ответственные за 80% заработка;
- 80% последствий решения вашего дела возникают с 20% имеющихся причин;
- 20% ваших усилий, направленных на решение дела, обеспечивают 80% его результата.
Но такого эффекта мы достигнем только при правильном планировании времени, о чем говорилось выше.
Главная ценность правила Парето заключается в том, что этот принцип не противоречит логике нашей жизни. Он лишь наглядно дает понять: мы можем с уверенностью считать, что некоторую часть своего времени работаем более эффективно, чем остальное время… И если мы рассмотрим, какие усилия прилагаем к решению дела, и сопоставим их с получаемым результатом, то могут «глаза на лоб» полезть. Таким наглядным окажется этот диссонанс.
Пример
Владелец бизнеса увидит, что работники из отделов «N» и «G» работают с одинаковой эффективностью, поэтому повышать зарплату какому-то одному отделу нет никаких оснований, нужно повысить или оставить зарплату на том же уровне обоим. Секретарша Таня поймет: ко всем звонкам или посетителей необходимо относиться с одинаковым вниманием, ведь так она не пропустит действительно важного, такого, что благоприятно скажется на росте и уровне зарплаты. А выпускник вуза Иван увидит: все возможности, которые дает жизнь, одинаково ценны в финансовом плане, какой бы дальнейший путь он не выбрал.
Итак, вопрос не в том, сколько у нас времени для притягивания денег. Все люди обладают им в одинаковом количестве — 24 часа в сутки. Вопрос в том, как мы это время используем. Тайм-менеджмент довольно часто сравнивает время с деньгами, а обе эти «категории» — с водой. Почему? Потому что деньги и время текут, как вода. Отличие лишь в том, что кто-то позволяет времени течь просто так, а кто-то знает, куда, в какое именно дело/продукт вложить его силу и получить прибыль.
Но если ваше время не превращается в деньги, возможно, вам нужны не деньги, а нечто иное? Возможно, вам стоит задуматься над тем, почему на «это другое» вам всегда не хватает времени?
Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет метод Альпы , который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.
Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках». Метод «Альпы» имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.
Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!
Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность
ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION
- лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...
Возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность. Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.
Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?
Этапы метода Альпы
Метод Альпы состоит из пяти этапов
1 этап. Составления списка дел
На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности .
Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.
Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.
2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания
Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.
Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.
3 этап. Резервирование временного запаса
Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.
К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.
Этап 4.Все запланированные дела упаковываем во временные рамки
После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.
Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.
Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра. Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.
5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени
Это собственно этап выполнения дел и их контроль.
Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.
- Займитесь планирование вечером на следующий день. Это способствует большей уверенности и концентрации сил на завтрашний день.
- Сначала делайте дела, которые имеют наибольшую важность.
- Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас.
- Если у вас появляется свободное время, заполняйте его делами из колонки С либо другими короткими заданиями.
- Не забывайте о том, что все дела вам нужно втиснуть в 60% рабочего времени.
- По методу Альпы, если у вас появились непредвиденные дела, перепишите план дел заново.
- Не бойтесь гибкого графика работы. Если вы будете придерживаться всех стадий метода Альпы, то вы со всем будете успевать справляться.
Преимущества метода Альпы
- Вы научитесь работать целенаправленно.
- Рационально использовать время и объединять в группы похожие дела.
- Сможете разумно использовать интервалы в работе.
- Разовьется самодисциплина.
- Избавитесь от стресса и напряжения.
- Вы перестанете все забывать.
- Начнете достигать свои цели.
- Это настроит вас на рабочее настроение.
- Повысится ваша мотивация и удовлетворенность от работы.
- Улучшится настроение за счет трудовых достижений.
Как организовать себе отдых между дел прямо на рабочем месте?
Отдых - это перемена деятельности . Александр Горбачев, специалист в сфере тайм — менеджмента, советует так устраивать переключения:
- Работа в офисе / дела вне офиса.
- Работа с бумагами / люди.
- Работаю один / общаюсь.
- Аналитика / творчество.
- Читаю, слушаю / говорю, пишу.
- Спокойная рутина / вызов.
Позаботьтесь о том, чтобы у вас происходило чередование нагрузок. Если вы правильно организуете свою работу, то вы только и будете делать, что отдыхать. Хороший подход, не правда ли?
Когда мы говорим о смене деятельности и обязательном отдыхе, то нужно обратить внимание на принцип тайм – менеджмента по помидору. Он основан на том, что любое дело нужно выполнять 25 минут, полностью сконцентрировавшись на нем. Потом делать 5-10 минутный перерыв и заново приступать к продолжению этого дела или переходить к другому. 25 минут – это временной отрезок, который автор метода называет помидором и все время измеряет в его количестве. Например, эта задача сложная и потребует 5 помидоров, что означает пять 25-минуток.
Конечно, чтобы приступить к планированию времени по методу Альпы, нужна самодисциплина. Попробуйте планировать и организовывать свое время по этому методу в течение месяца. Начните с завтрашнего дня. Зачем откладывать на потом столь полезное дело? Вы быстро заметите потрясающие результаты этого метода, вы станете успевать намного больше и что самое важное – у вас освободится время на себя.
Итак, прямо сейчас составьте план на завтрашний день. У вас есть возможность уже через 10 минут почувствовать уверенность в завтрашнем дне, концентрацию сил и положительный настрой на грядущий день.
Психологический аспект планирования времени по методу Альпы
Когда вы только собираетесь на работу, по пути на работу и даже по пути домой с работы, ваше подсознанием перерабатывает задачи дня, которые вам предстоит сделать или которые уже сделаны. Ваши мысли постоянно заняты какими-то задачами. Когда у вас есть план на день. Тогда все становится более понятным, вы перестаете тревожиться, что что-то забудете сделать или не успеете. Ваш план не только придает уверенности, но и очищает голову от постоянного круговорота мыслей и беспокойства.
С планом, вы не так часто отвлекаетесь на посторонние дела и не переносите приоритетные задачи на отдаленные сроки, так как в голове все разложено по «полочкам», и вы четко понимаете, что для вас сейчас важно и первостепенно. Метод Альпы по управлению временем помогает человеку самосовершенствоваться.
Для начала вспоминаем SMART.
SMART – это схема для постановки целей.
Цель должна быть:
Specific
– конкретной.
Например: хочу велосипед красного цвета, 7 скоростной, фирмы Stark.
Measurable
– измеримой.
Например: велосипед за 20 тысяч.
Ambitious – амбициозной, но при этом соответствовать возможностям. Например: сейчас я езжу на самокате, а планирую купить велосипед.
Realistic – реальной. Велосипеды бывают и за сто тысяч, но сейчас я смогу позволить себе за 20. Нужно реально оценивать свои возможности.
Timed
– определена во времени. У бессрочной цели нет срока достижения. Если цель ставится на долгий период, она должна разбиваться на подцели.
Итак, цель намечена, остается научиться строить планы и их исполнять.
Метод «Альпы»
План должен обязательно переноситься на бумагу, потому что планы в голове легко отвергаются, к тому же склероз, его никто не отменял. Вообщем, переносить план на бумагу нужно обязательно, ведь нам с ним придется еще поработать.
Метод «Альпы» включает 5 стадий.
1. Составление заданий.
Тут я думаю все понятно. На листке бумаги пишем столбиком себе задания на день грядущий. Если ведете план ежедневно, то все что было не выполнено вчера, добавляете в этот план, конечно, если это еще не потеряло актуальность.
Если вам лень писать одно и то же или нужно писать много, то можно использовать сокращения, символы, рисунки, например,
Т – позвонить по телефону
ПР – письменная работа
В – визиты, гости
$ - оплатить счета
– получить зарплату
кофе-брейк
поздравить подругу
совещание у начальника
Вообщем, есть поле для творчества.
2. Оценка длительности акций.
Акции - это не только ценные бумаги, но еще и действия, в переводе с латинского языка.
Если у вас уже есть опыт выполнения заданий, то вы должны примерно представлять, сколько то или иное задание занимает времени или пофантазируйте, но несильно! Исходя из этого, напротив каждого задания плана поставьте количество часов, которое займет его выполнение.
3. Резервирование времени (60:40).
Обычный рабочий день длится 8 часов. 60% - это 5 часов. Именно в пределах этого времени вы должны планировать выполнить все дела.
Остальные – 40% , 3 часа, должны оставаться в резерве для неожиданных дел. А неожиданные дела, как правило, имеют место быть каждый день, это и ответы на незапланированные звонки и беседы с подчиненными, даже перерыв на кофе может съесть целый час. Мы же живые люди, все бывает.
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
Если не успеваете за 60% времени рабочего дня, то еще раз пересмотрите задания, может что-то можно перепоручить или способ выполнения изменить, подумайте, в любом случае завтра рассмотрим один из способов установки приоритетов.
5. Контроль (учет несделанного).
В конце дня из плана вы можете вычеркнуть все задания, которые выполнили и перенести на следующий день всё, что не выполнили.
Но, если вы регулярно, в течение долгого срока, например, в течение месяца, откладываете выполнение заданиям по причинам, которые зависят только от вас, то посмотрите правде в глаза, либо вы сейчас же приступаете к выполнению, либо отказываетесь от задачи, а там как Бог даст.
Если вы будете составлять план каждый день, то будете делать это на автомате минут за 5, а то и меньше. Составляйте по вечерам, тогда утром вы быстрее придете в рабочую форму.
Очень трудно построить свою работу так, чтобы получить в результате максимальную пользу. Тайм-менеджмент - это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку. Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:
- план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа (а не в голове!) и периодически с ним сверяться;
- оптимальный отдых - 10 минут после каждого часа работы;
- полезно и удобно использовать ежедневник.
Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике неких методов планирования времени. Известно достаточно много теоретических разработок в этой сфере. Мы приведем здесь 3 из них:
- принцип Парето;
- метод Альпы;
- ABC-анализ;
Принцип Парето
При планировании своего рабочего дня полезно учитывать принцип Дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Этот принцип относится ко многим сферам экономики и состоит в следующем: 80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата.
Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов, отвечает за большую часть результатов. К примеру, люди тратят лишь 20% времени на получение 80% результатов работы. Получается, что целых 80% своего времени работники тратят совершенно неэффективно.
В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, соотношение сохраняется.
Практическая польза принципа Парето заключается в том, что его применение означает концентрацию всегда ограниченных средств и ресурсов компании на определенном сегменте работы, вместо их привычного распыления по множеству направлений. Он помогает определить именно тот участок, где можно рассчитывать на максимальный результат от своих усилий.
Метод Альпы
Для планирования личного времени эффективно применяется метод Альпы. С его помощью можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Вкратце он состоит в следующем:
Зафиксировать все дела и сроки.
Все дела, которые необходимо осуществить за день, нужно записать в ежедневник, блокнот, на листок бумаги или в электронный документ. Кроме того, необходимо указать сроки, в которые они должны быть выполнены. Очень важно подойти к этому заданию ответственно, так как вписать в готовый план неожиданно придуманные дела вряд ли удастся.
Определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого этапа работы.
Теперь предстоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про такие?дела? как отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат.
Учесть буферное время.
Как бы тщательно мы не рассчитывали время, необходимое на выполнение дела, его все равно уйдет несколько больше. Поэтому желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером. Примерно половина оставшегося уйдет на устранение непредвиденных помех, а вторая половина - на спонтанные действия, рабочее общение.
Расставить приоритеты.
Это самая важная часть плана. Нужно определить приоритет каждого дела (например, оценить по пятибалльной системе). Вполне возможно, что все дела, намеченные на день, в план просто не поместятся. Значит, туда должны входить только самые срочные и важные задания. Остальные придется пересмотреть (чтобы выполнение их занимало меньше времени), делегировать или отложить.
Проконтролировать в итоге.
В конце рабочего дня нужно снова вернуться к плану, чтобы просмотреть, насколько удачно он был составлен. Также нужно обратить внимание на дела, которые не были выполнены.
ABC анализ
Бывает, что время тратится вовсе не на те дела, которые являются наиболее значимыми. ABC анализ позволяет избавиться от этого недостатка.
Суть его в расстановке приоритетов:
Дела «А».
Это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими. В рабочий план нужно включать только 1-2 дела из этой группы, с тем чтобы по времени выполнение их заняло 3 часа.
Дела «В».
Это важные дела, с которыми могут справиться и другие сотрудники. Большую часть из них нужно делегировать, 2-3 включить в собственное расписание. Выполнение этих задач должно занимать около часа.
Дела «С».
Это наименее важные задачи, которые, однако, занимают много времени. В рабочем расписании на них должно быть предусмотрено не более 45-ти минут. От остальных дел из этой группы нужно избавляться.
Ранее уже указывалось, что на самом «переднем крае» всей системы планирования находятся оперативные краткосрочные планы, в частности, ежедневные (они максимально приближены к непос-4,17. Планирование дня с помощью метода -Альпы»
родственному исполнению, фактически «сплавлены» с ним).
Как правило, проигнорировать ежедневное планирование не в состоянии ни один человек, хоть как-нибудь заинтересованный в управлении временем своей жизни. Ежедневный план может иметь простейший вид перечня дел «к исполнению», набросанного на клочке бумаги или просто в уме. Однако наиболее удобен для дневного планирования (и контроля над исполнением намеченных на день задач) обычный органайзер (ежедневник). (Напомним, что органайзер является не только удобным, но и универсальным инструментом, позволяющим управлять временем «в режиме реального времени»: планировать и корректировать планы, хронометрировать исполнение, оперативно анализировать характер трат времени и др.; см. разделы 3.7, 3.8).
Существует традиционная и широко используемая как в западном, так и в отечественном ТМ система ежедневного планирования «Аль-пы» (название условное, символизирует восхождение к намеченным «высотам» - целям). Система «Альпы» является пятишаговым алгоритмом ежедневного целеполагания:
Охарактеризуем подробнее каждый из пяти этапов системы «Альпы»: 1. Вечером предыдущего дня запишите все задачи на следующий день (или утром наступившего дня запишите все задачи на сегодня). Важно учитывать следующее:
А. Количество задач должно быть оптимальным. Обычно ежедневные задачи имеют небольшой масштаб (в смысле затрат сил и времени), поэтому их количество вполне соответствует «магическому числу» 7+2. В исключительных случаях (если речь идет об отдыхе или, наоборот, о выполнении серьезных масштабных задач) их количество может быть небольшим (менее 3-4). Следует избегать планирования слишком большого числа задач (более 8-9), так как они либо не будут выполнены, либо к «задачам» будут отнесены слишком мелкие вспомогательные действия.
Глава 4. Цалеполагание, планирование, исполнение
Б. Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на неделю или даже месяц. Некоторые из планируемых дневных задач могут полностью совпадать с планами более высокого уровня (например, важная деловая встреча, которая планировалась за месяц, но должна произойти именно сегодня). Некоторые из дневных задач являются мелкими частями задач (целей) более высокого уровня, лишь незначительно приближая к ихдостижению. Главным же следствием данного правила является то, что по возможности необходимо избегать ежедневного планирования и исполнения лишних, «пустых» задач, не вносящих никакого вклада в реализацию ваших планов более высокого уровня (недельных, дневных и др.),
В. Задачи должны быть завершены, цели достигнуты. Даже у людей, максимально компетентных во времени, имеются свои «скелеты в шкафу» в виде «незавершенки» - невыполненных вовремя задач, отложенных «на потом». «Незавершенка» (даже в мелочах) обладает очень нехорошим свойством «энергетического вампиризма». Знание того факта, что какие-то дела нужно было сделать, но они так и не сделаны, вызывает чувство вины и серьезное эмоциональное напряжение, отвлекающее от эффективного решения актуальных задач. Если «повисшие» дела нельзя просто отбросить и забыть, то психологически очень важно регулярно устраивать «разгребание завалов», постепенно доводя до полного завершения недоделанные дела. В идеале каждый день должна планироваться хотя бы одна задача, направленная на полное и окончательное устранение хотя бы одной «незавершенки». При этом важно получить не промежуточный результат, а конечный, чтобы полностью избавиться от истощающего чувства вины.
Если вдруг вы счастливым образом избежали «незавершенки», то старайтесь в течение дня добиваться не просто выполнения рутинных задач, а получения действительно серьезного результата, соответствующего выполнению планов более высокого уровня. Например, каждый день важно достигать хотя бы одной цели (в среднем), значимой в контексте недельного плана. Каждую неделю важно достигать 1-3 целей, включенных в месячный план и т. д.
Г. Планируйте невозможное. Несмотря на парадоксальность данного совета, все же необходимо развивать и тренировать собственную интуицию. Обычно главной проблемой дневных планов являются разного рода неожиданные срочные дела, которые сваливаются как снег на голову, отвлекая от выполнения запланированных задач. Что интересно, многие из этих «неожиданностей» на самом деле вполне предсказуемы. Для этого достаточно только в момент составления
4.17. Планирование дня с помощью метода «Альпы»
плана хорошо подумать: «Может ли в этот день возникнуть что-то действительно важное и срочное?» Если ответ на этот вопрос скорее утвердительный, то необходимо «подстраховаться», запланировав небольшой резерв времени, который в случае необходимости возьмет на себя основной «удар» срочных внеплановых дел.
Сразу же после составления списка задач распределите их по важности, то есть расставьте приоритеты. Для этого я, например, использую метод АБВ (или ABC; см. раздел 4.15):
А - задача должна быть выполнена обязательно и в первую очередь; Б - достаточно важно и желательно, чтобы данные задачи были
выполнены, но только после выполнения задачи А; В - если останется время после выполнения задач А и Б, то хорошо бы выполнить и эти задачи.
В используемом мною органайзере (см. раздел 3.8, а также бланк органайзера в Приложении) блок постановки задач на день выглядит, например, следующим образом:
ПЛАН НАДЕНЬ (дата 21 день недели понедельник месяц июнь год 2004 Запланированные задачи Катет. Описание задачи Выполнение 1(A) Обсудить g N часть 2 проекта 7Х ДА, продуктивно" 2 (Б) Поручить Т найти информации п° партнерам из Уйска ДА, контр, через 2 дня 3(Б) Дописать квартальный отчет (5 страниц) ДА, уложился 5 стр. 4(B) Позвонить М, договориться о встрече ДА, записано 5(B) Поболтать хотя бы 15 мин. с шефом (networking) КЕТ, не поймал 6(B) Родительское собрание в школе (если жена не сможет; НЕТ (жена) 7(B) уточнить до 17.00) В столбце «Категория» (Катег.) заранее перечислены семь (в соответствии с «магическим числом» 7 ±2) дневных задач в соответствии с пропорцией АБВ (см. раздел 4.15): одна из них - очень важная, две - средней важности, четыре - низкой важности.
В столбце «Описание задачи» в удобной форме описывается задача надень. Столбец «Выполнение» заполняется по мере исполнения задач в течение или в конце дня.
Глава 4, Целеполагание, планирование, исполнение
будет качественно решена. «Идеальное время» предполагает не только представление об общей продолжительности выполнения задачи, но также привязку исполнения к определенному времени суток, гарантирующую наибольшую эффективность деятельности. В принципе, если вам сложно удержать в уме планируемое время выполнения задач, его можно отметить в блоке органайзера «Выполнение и оценка» (см. раздел 3.8), записав карандашом задачи и отметив желаемый интервал их исполнения. Потом, в процессе дневного хронометража, реально выполненные задачи дописываются в блоке «Выполнение и оценка», например, шариковой ручкой, а также отмечается фактическое время, затраченное на их достижение.
Еще раз присмотритесь к поставленным задачам и выделенному на их достижение времени. Скорректируйте решение о распределении времени на выполнение поставленных задач, опираясь на следующие контрольные вопросы: На какие задачи время следует увеличить? На какие можно сократить? В какое время дня лучше всего выполнить данную задачу? Выполнять ли задачу «одним куском» или раздробить ее выполнение на несколько блоков (сколько, какой продолжительности)? Какой период времени будет в резерве на случай неожиданных срочных дел?
4. Продумайте возможности рационализации (как можно выполнить задачу быстрее, проще, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) и делегирования каких-либо задач.
5. В течение дня ведите учет (хронометраж) реальных затрат времени, затраченного на выполнение поставленных задач, с помощью органайзера (простого или для качественного анализа; см. разделы 3.7 и 3.8).
6. В конце дня обязательно щюконгролируйге выполнение поставленных задач (заполнив столбец «Выполнение» в блоке органайзера «Запланированные задачи», см. выше): Какие задачи выполнены, а какие не выполнены? Какие задачи выполнены полностью, а какие частично? По каким причинам? С какими помехами вы столкнулись? Какие рационализаторские идеи принесли успех? Что удалось делегировать?
В конце дня примите решение по невыполненным задачам («незавершенке») этого дня и/или предыдущих дней: Сделать завтра (в другой день)? Доделать? Переделать? Отказаться? Принятое решение занесите в план на соответствующий день.
Примечание. В классическом методе «Альпы» последовательность шагов в ежедневном планировании немного отличается: 1) задачи; 2) оценка длительности; 3) резервирование времени; 4) приоритеты, делегирование и рационализация; 5) контроль.
4.18. Как выполнить дневной план?
(1 Проанализируйте предложенный в разделе метод ежедневного плани-? рования «Альпы». В чем, по вашему мнению, заключаются его сильные стороны? Какими недостатками обладает метод «Альпы»?
Готовы ли вы использовать этот метод ежедневного планирования в собственной персональной системе ТМ? Нуждается ли метод в какой-либо переработке, модификации? Предложите собственный метод ежедневного планирования.
