Планирование рабочего дня. Составляем план на день. Метод "Альпы"

Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

Планирование следующего дня.

Четкое представление о задачах дня.

Упорядочение течения дня.

Преодоление забывчивости.

Концентрация на наиболее существенном.

Уменьшение объема “бумажной” работы.

Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

Улучшение самоконтроля.

Повышение удовлетворенности и мотивации.

Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В - визиты, совещания;

Д - делегирование дел;

К - контроль;

П - в процессе, в деле;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;

С - секретарь;

Т - телефонные разговоры;

Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК - новое помещение для офиса;

В

В - Иванов (экспертная оценка);

П - проект изучения рынка;

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Т

Т

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

в первом приближении распределять их по приоритетности;

подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Пример:

П - проект изучения рынка;

В - Иванов (экспертная оценка);

ПК - новое помещение для офиса;

Ч - специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К - Сидоров (статистика сбыта);

ПР - Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т - Шишкин (компьютерная программа);

Т - Кошкин (нехватка персонала);

Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый Вашему вниманию метод относи­тельно прост, и после некоторых упражнений потре­буется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: началь­ные буквы символизируют предметные понятия.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепо­ручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками фор­муляра «План дня» все то, что Вы хотите или дол­жны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячно­го) плана;

невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

 в первом приближении распределять их по при­оритетности;

 подразделять их на затяжные и «краткие», непро­должительные;

 перепроверять задания, связанные с личным кон­тактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Однако это только начало составления Вашего пла­на дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда огра­ничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизитель­ное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Вы можете возразить в том смысле, что продолжи­тельность отдельных дел невозможно оценить доста­точно точно. Это верно. Однако после накопления из­вестного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятель­ности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оцен­ке рынка, оборота и расходов.

 Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распо­ряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

 Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под оп­ределенную задачу Вы отвели определенное время.

 Попробуйте в течение 10 дней составлять письмен­ные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь ос­новного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % долж­но быть оставлено в качестве резервного време­ни для неожиданных дел.

Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ва­ших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабо­чий день, при том что запланированное время дол­жно составить примерно 5 часов! Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанав­ливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычерк­нут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов.

 Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).

 Перепроверьте скалькулированную Вами потреб­ность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом ос­таваться на почве реальности.

 Рассмотрите каждую акцию с точки зрения воз­можности ее перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня в нашем при­мере выглядит следующим образом: Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается вы­полнить и не все телефонные разговоры могут состо­яться. Поэтому их приходится переносить на следую­щий день.

Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:

Вы наконец-то решительно за него беретесь и дово­дите до конца;

Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проб­лема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекоменду­ется регулярно и последовательно работать со специ­альным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращения­ми для обозначения важнейших элементов использу­ете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Применяйте также другие, свои собственные обо­значения. Личное творчество здесь можно не ограни­чивать.

При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

Вы также можете найти интересующую информацию в научном поисковике Otvety.Online. Воспользуйтесь формой поиска:

Еще по теме МЕТОД «АЛЬПЫ»:

1. Индивидуальное планирование рабочего дня руководителя (специалиста). Составление планов рабочего дня с помощью метода “Альпы”.
2. Основні методи соціальної психології. Метод спостереження, метод опитування, соціально-психологічний експеримент, метод аналізу документів, метод тестування.
3. 5. Методы исследования психологической генетики: метод близнецовых семей, метод приемных детей, метод контрольного близнеца

Метод Альпы это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели.

Метод Альпы в планировании времени можно применять на любой период срочности: средний, короткий, долгий. Для этого рекомендуется составить список дел в письменном виде. На первый взгляд все дела кажутся равноценными. Но в любом случаи нужно распределить дела по порядку значимости и выделить приоритеты, степень важности.

Метод Альпы очень прост. На создание плана нужно не более 5-10 минут. На практике доказано, при постоянном использовании методов и техники планирования, ежедневная экономия временем составляет 10-20%.

Этапы составления плана

Метод Альпы состоит из пяти этапов:

Этап №1. Формирование дневного задания , используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

• Не выполненные дела;
• Добавившие новые задания;
• Обязательные, важные дела;
• Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
• Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

• Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
• Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
• Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания .
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех .

Этап №3. Резервирование временного запаса .
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства .

Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день .

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения .

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая . Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым .

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день :

ПК — новое торговое место ;
В — Петров (компьютерная услуга) ;
В — Серов (юридическая помощь) ;
П — изучение спроса рынка ;
К — Матвеев (реализация продукции) ;
ПР – Черанев (запрос- письмо) ;
Ч — спец. журнал для руководителя :
Т — Удоев (не комплектность персонала) ;
Т — Денис (посещение сауны с другом) .

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Преимущества метода Альпы

• Целенаправленные действия в течение рабочего дня ;
• Рационализация, объединяя в группу схожие дела ;
• Уменьшение бесполезных интервалов ;
• Стабильная самодисциплина ;
• Сокращение нервных перенапряжений ;
• Борьба с забывчивостью ;
• Достижение конкретных целей в работе ;
• Рабочий настрой ;
• Повышенная удовлетворенность и мотивация ;
• Восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены .
• Выделение и реализация приоритетных дел ;
• Рост потенциала и личных результатов труда ;
• Правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя .

В тайм — менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.

Советую принять во внимание. И если вас заинтересует, используйте в жизни.

Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело .

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел и отразил их в матрице (Приложение Г).

Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.

Приступить к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент ее выполнения не станет равным 100, - значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.

Метод Альпы

Метод Альпы представляет собой последовательность из пяти стадий, от наименьшего к "вершине" - окончательному результату. Метод относительно прост и легко запоминается, поэтому после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня. "Альпы" имеют пять маршрутов (стадий):

1) составление заданий - задач дня;

2) оценка длительности акций;

3) резервирование времени;

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет не сделанного).

Первая стадия. Задачи дня. Записать под соответствующими рубриками (разделами) своего "плана дня" все то, что надо сделать завтра:

Задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

Невыполненное накануне;

Новые дела;

Периодически возникающие задачи.

Записывать, нужно используя сокращения: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль и т.д. Затем их необходимо распределить по приоритетности, на длительные и короткие.

Вторая стадия. Длительность дел. Необходимо поставить против каждой задачи приблизительное время для ее выполнения, суммировать и определить ориентировочно общее время.

Третья стадия. Резерв времени. План дня рассчитывается на 60% рабочего времени, а 40% - должно составлять резервное время для неожиданных дел.

Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел. На данной стадии устанавливаются однозначные приоритеты для своих дел с помощью метода Эйзенхауэра и уточняются задачи дня.

Пятая стадия. Контроль. Осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день.